Ondernemingsnummer en BTW-nummer

Bent u van plan om de sprong naar het ondernemerschap te wagen, of bent u al even bezig en vraagt u zich af of u administratief wel helemaal in orde bent? In het Belgische ondernemingslandschap vallen de termen 'ondernemingsnummer' en 'BTW-nummer' voortdurend. Hoewel ze vaak in één adem worden genoemd, zijn het juridisch gezien twee verschillende zaken. Bij LawBase krijgen we dagelijks vragen van startende en ervaren ondernemers over deze identificatienummers. In deze gids leggen we u op een toegankelijke manier uit wat u moet weten, hoe u ze aanvraagt en waar u op moet letten om boetes te vermijden.

Kosten en Vergoedingen

Wanneer u een ondernemingsnummer aanvraagt, doet u dit via een erkend ondernemingsloket. De Belgische overheid hanteert hiervoor een vast tarief dat jaarlijks wordt geïndexeerd. Voor het jaar 2024 bedraagt de wettelijke vergoeding voor de inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) € 105,50 per vestigingseenheid. Dit is een eenmalige kost bij de start van uw zaak.

Wat betreft het BTW-nummer: de activering van uw ondernemingsnummer als BTW-identificatienummer is in principe gratis als u dit zelf doet via de online applicatie van de FOD Financiën. Echter, veel ondernemers kiezen ervoor om dit te laten regelen door hun boekhouder of het ondernemingsloket. In dat geval betaalt u een administratieve vergoeding die meestal tussen de € 50 en € 75 schommelt. Let ook op bij wijzigingen: het aanpassen van uw activiteiten in de KBO kost eveneens € 105,50 per aanvraag. Het is dus cruciaal om van de eerste keer de juiste NACEBEL-codes te kiezen.

Procedure en Stappen

De weg naar een volledig operationeel ondernemingsnummer verloopt via een vast stramien. Of u nu aanklopt bij ons kantoor in Antwerpen, Gent, Brugge, Hasselt, Leuven of het Waasland, wij adviseren altijd de volgende stappen te volgen:

• Stap 1: De rechtsvorm bepalen. Kiest u voor een eenmanszaak of een vennootschap (zoals een BV)? Bij een vennootschap moet u eerst langs de notaris voor de oprichtingsakte.
• Stap 2: Inschrijving in de KBO. U vraagt uw ondernemingsnummer aan bij een erkend ondernemingsloket. Dit nummer bestaat uit 10 cijfers (beginnend met een 0 of een 1) en is uw unieke paspoort als ondernemer.
• Stap 3: Activering van het BTW-nummer. Zodra u uw ondernemingsnummer heeft, moet u nagaan of u BTW-plichtig bent. Is dat het geval, dan wordt uw ondernemingsnummer voorafgegaan door 'BE' en geactiveerd in het BTW-register.
• Stap 4: Aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds. Als zelfstandige moet u sociale bijdragen betalen. Dit moet gebeuren vóór de effectieve start van uw activiteiten.

Bij LawBase begeleiden we u graag door dit proces. U kunt bij ons terecht voor een gratis videocall om uw project te bespreken, of een fysieke consultatie van 30 minuten voor slechts € 50 in een van onze zes vestigingen.

Wettelijk Kader

De juridische basis voor de identificatie van ondernemingen ligt verankerd in de KBO-wet (Boek III van het Wetboek van Economisch Recht). Deze wet stelt dat elke entiteit die een economische activiteit uitoefent in België, zich moet registreren in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Het doel is de administratie te vereenvoudigen: de overheid vraagt u slechts één keer om uw gegevens (het 'only-once' principe).

Daarnaast is het BTW-wetboek van cruciaal belang. Artikel 50 van dit wetboek bepaalt wie een BTW-identificatienummer moet hebben. In principe is elke persoon die geregeld en zelfstandig goederen levert of diensten verstrekt die in het wetboek zijn omschreven, BTW-plichtig. Er bestaan echter uitzonderingen, zoals de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen met een jaaromzet lager dan € 25.000 (exclusief BTW). Let op: ook als u vrijgesteld bent van BTW-betaling, heeft u vaak nog steeds een geactiveerd ondernemingsnummer nodig, maar zonder de verplichting om periodieke aangiften in te dienen.

Praktische Tips

Uit onze praktijkervaring in onze kantoren in onder andere Leuven en Brugge, hebben we enkele belangrijke tips voor u verzameld:

• Vermeld uw nummer overal: Het is wettelijk verplicht om uw ondernemingsnummer te vermelden op alle documenten: facturen, brieven, orders, websites en zelfs op uw bedrijfsvoertuigen indien van toepassing.
• Check de NACE-codes: Zorg dat de omschrijving van uw activiteiten in de KBO overeenstemt met wat u werkelijk doet. Een foute code kan problemen geven bij verzekeringen of het aanvragen van subsidies.
• Bankrekening: Voor een vennootschap is een aparte zakelijke rekening verplicht. Voor een eenmanszaak is het sterk aanbevolen om privé en zakelijk strikt gescheiden te houden.
• Buitenlandse handel: Plannen om zaken te doen buiten België? Controleer dan via VIES of het BTW-nummer van uw klant geldig is.

Heeft u twijfels over uw statuut? LawBase heeft experts in Nieuwkerken-Waas, Hasselt en Antwerpen die uw dossier juridisch kunnen screenen om onaangename verrassingen bij een fiscale controle te voorkomen.

Veelgestelde Vragen

Hieronder vindt u de meest prangende vragen die onze advocaten regelmatig ontvangen over dit onderwerp.