NDA opstellen: aandachtspunten

In de moderne bedrijfswereld is informatie een van de meest waardevolle activa van een onderneming. Of het nu gaat om innovatieve software, een klantenlijst, unieke productieprocessen of strategische toekomstplannen: het lekken van deze gegevens naar de concurrentie kan catastrofale gevolgen hebben. Een Non-Disclosure Agreement (NDA), in het Nederlands ook wel een geheimhoudingsovereenkomst genoemd, is het juridische instrument bij uitstek om deze informatie te beschermen. Hoewel een NDA vaak als een 'standaarddocument' wordt beschouwd, schuilt het gevaar in de details. Een slecht opgestelde overeenkomst biedt slechts schijnveiligheid. In dit artikel bespreken we de essentiële aandachtspunten bij het opstellen van een waterdichte NDA binnen het Belgische rechtskader.

Wettelijk Kader

In België is de bescherming van vertrouwelijke informatie gestoeld op verschillende juridische fundamenten. Sinds 2018 is de Wet betreffende de bescherming van bedrijfsgeheimen (omzetting van de Europese Richtlijn 2016/943) de belangrijkste pijler. Deze wet biedt een specifiek kader voor wat als een 'bedrijfsgeheim' wordt beschouwd. Om van deze wettelijke bescherming te genieten, moet de informatie voldoen aan drie cumulatieve voorwaarden: ze moet geheim zijn, handelswaarde bezitten omdat ze geheim is, en de houder moet redelijke maatregelen hebben genomen om de geheimhouding te waarborgen.

Het opstellen van een NDA is precies zo’n 'redelijke maatregel'. Zonder een contractuele vastlegging is het vaak juridisch complex om aan te tonen dat bepaalde informatie vertrouwelijk behandeld had moeten worden. Daarnaast speelt het Burgerlijk Wetboek (BW) een cruciale rol. Artikel 1101 en volgende van het (oude) BW, evenals de principes van de precontractuele fout (culpa in contrahendo), verplichten partijen om te goeder trouw te onderhandelen. Naast het BW is ook het Wetboek van Economisch Recht relevant, met name de bepalingen over eerlijke marktpraktijken en de bescherming tegen onrechtmatige mededinging.

Bij LawBase merken we vaak dat ondernemers denken dat de wet hen automatisch beschermt. Hoewel de Wet Bedrijfsgeheimen een vangnet biedt, is een specifiek contract noodzakelijk om bewijslast te vergemakkelijken en specifieke sancties, zoals forfaitaire schadevergoedingen, af te dwingen.

Procedure en Stappen

Het proces van het opstellen en implementeren van een NDA verloopt idealiter volgens een gestructureerd stappenplan om maximale dekking te garanderen:

• Identificatie van de partijen: Het lijkt triviaal, maar het is essentieel om de juiste entiteiten te benoemen. Betreft het enkel de moedervennootschap of ook de dochterondernemingen? Moeten werknemers of externe consultants de overeenkomst ook persoonlijk ondertekenen?
• Definitie van de vertrouwelijke informatie: Een te brede definitie ("alles wat besproken wordt") kan door een rechter als ongeldig worden beschouwd wegens onbepaalbaarheid. Een te nauwe definitie laat dan weer mazen in het net. Het is raadzaam om zowel mondelinge als schriftelijke communicatie op te nemen en eventueel te werken met een 'marking' systeem (bijv. documenten stempelen met 'Confidential').
• Bepaling van het doel (The Permitted Purpose): De ontvanger mag de informatie enkel gebruiken voor een specifiek doel, bijvoorbeeld het onderzoeken van een mogelijke overname of een commerciële samenwerking. Gebruik buiten dit doel vormt een contractbreuk.
• Duurtijd van de geheimhouding: Er moet een onderscheid worden gemaakt tussen de duurtijd van de overeenkomst (de periode waarin informatie wordt gedeeld) en de duurtijd van de geheimhoudingsplicht (hoe lang de informatie geheim moet blijven na de samenwerking). Voor technische knowhow kan dit 5 tot 10 jaar zijn, terwijl voor trade secrets vaak een onbeperkte duur wordt nagestreefd.
• Teruggave of vernietiging: De procedure voor wat er met de data gebeurt na afloop van de gesprekken moet expliciet worden vermeld.

Praktische Tips

Als ervaren advocaten bij LawBase zien we dagelijks waar het misgaat. Hier zijn enkele praktische tips voor uw volgende NDA:

• Eenzijdig vs. Wederkerig: Als beide partijen gevoelige informatie delen (bijv. bij een joint venture), kies dan voor een wederkerige NDA (mutual NDA). Deelt enkel u informatie (bijv. aan een potentiële investeerder), kies dan voor een eenzijdige NDA.
• Uitzonderingen opnemen: Zorg dat informatie die reeds publiek bekend is, of die de ontvanger rechtmatig van een derde heeft verkregen, buiten de scope valt. Dit verhoogt de afdwingbaarheid van het contract.
• Niet-afwervingsbeding: Voeg vaak een clausule toe die de wederpartij verbiedt om tijdens en na de onderhandelingen uw personeel of klanten af te werven. Dit is een cruciale aanvulling op de loutere geheimhouding.
• Rechtskeuze en bevoegde rechtbank: Voor internationale deals is dit cruciaal. U wilt niet procederen in een ver land volgens een onbekend rechtssysteem.

Heeft u hulp nodig bij het finetunen van deze clausules? LawBase heeft 6 kantoren verspreid over Vlaanderen: Brugge (hoofdkantoor), Antwerpen, Gent, Waasland (Nieuwkerken-Waas), Hasselt en Leuven. U kunt bij ons terecht voor een gratis videocall om uw situatie te bespreken, of een fysieke consultatie van 30 minuten voor slechts €50.

Kosten en Vergoedingen

Een NDA zonder sanctie is een tandeloze tijger. Omdat het bewijzen van de exacte geleden schade bij een informatielek uiterst complex is, werken we in België vaak met een strafbeding of forfaitaire schadevergoeding. Dit is een vastgelegd bedrag dat de overtreder onmiddellijk verschuldigd is bij een inbreuk, ongeacht de werkelijke schade.

De rechter heeft wel een matigingsbevoegdheid als het bedrag manifest onredelijk is, maar een goed onderbouwde forfaitaire vergoeding (bijv. €25.000 per inbreuk) werkt preventief zeer sterk. Daarnaast is het belangrijk om te bepalen wie de kosten van een eventuele procedure draagt. Meestal wordt overeengekomen dat de inbreukmakende partij alle juridische kosten en advocatenhonoraria van de benadeelde partij vergoedt.

Veelgestelde Vragen

Hieronder vindt u een overzicht van de meest gestelde vragen over geheimhoudingsovereenkomsten in de Belgische praktijk.