Algemene vergadering: formaliteiten voor BV en NV

Dit artikel is gebaseerd op de volgende Belgische wetgeving:

• •
  Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen(art. 5:81 & 7:123)

  Bevoegdheden van de algemene vergadering (BV/NV)

• •
  Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen(art. 5:83 & 7:126)

  Oproepingstermijn en het agendarecht van aandeelhouders vanaf één tiende

• •
  Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen(art. 5:84 & 7:127)

  Oproeping, agenda en termijn van de vergadering

• •
  Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen(art. 5:85 & 7:133)

  Volmachten en vertegenwoordiging op de algemene vergadering

• •
  Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen(art. 5:100 & 7:153)

  Quorum en meerderheid bij statutenwijziging (BV/NV)

• •
  Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen(art. 5:101 & 7:154)

  Verzwaarde meerderheden bij wijziging van het voorwerp en van de rechten van soorten aandelen

• •
  Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen(art. 3:61 & 7:85)

  Duur van het mandaat van de commissaris (drie jaar) en van de bestuurder in de NV (ten hoogste zes jaar)

• •
  Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen(art. 2:42 & 2:44)

  Nietigheid van besluiten en vorderingsgerechtigden

• •
  Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen(art. 2:74 & 3:10)

  Neerlegging en bekendmaking, en de neerlegging van de jaarrekening

Door Mr. Peter-Jan De Meulenaere, advocaat ondernemingsrecht, Balie van West-Vlaanderen, afd. Brugge, stamnummer 852.

U organiseert een algemene vergadering, of u zat er net in en het voelt niet goed: de oproeping kwam te laat, u kreeg geen behoorlijke agenda, of de meerderheid drukte een besluit door waar u het niet mee eens bent. De vraag die dan opduikt is simpel maar beladen, staat dit besluit later stand, of kan het onderuit? Een fout in de oproepingstermijn of een misrekend quorum kan namelijk leiden tot de nietigheid van belangrijke aandeelhoudersbesluiten, met alle gevolgen van dien.

U hoeft dit niet alleen uit te zoeken. Een advocaat ondernemingsrecht leest uw statuten en oproeping, toetst het quorum en de meerderheid af, en zegt u vóór of ná de vergadering waar u staat, zodat u niet maanden later in een procedure belandt over een fout die op voorhand vermijdbaar was.

Voor wie geldt deze gids?

Deze gids behandelt de algemene vergadering van een Belgische BV en NV onder het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV): wanneer ze moet plaatsvinden, hoe u correct oproept, welke meerderheid u nodig heeft, wat er in de notulen moet, en wat u kunt doen als het fout liep.

Deze regels gelden voor de BV (Boek 5 WVV) en de NV (Boek 7 WVV). Voor de VZW en haar algemene ledenvergadering (Boek 9 WVV) gelden andere regels; zie onze pagina over een VZW oprichten.

Wanneer is een besluit nietig?

Dit is meestal het moment waarop aandeelhouders een advocaat inschakelen: u werd niet correct opgeroepen, u mocht uw stemrecht niet uitoefenen, of de meerderheid drukte een besluit door dat nadelig is voor de vennootschap.

Een vormgebrek leidt niet automatisch tot nietigheid. Volgens art. 2:42 WVV kan een rechtbank een besluit onder meer nietig verklaren wanneer:

• de onregelmatigheid de beraadslaging of de stemming kon beïnvloeden, of met bedrieglijk opzet werd begaan;
• er sprake is van rechtsmisbruik, machtsafwending of bevoegdheidsoverschrijding;
• een geschorst stemrecht toch werd uitgeoefend en zonder die stemmen het quorum niet was bereikt.

De bewijslast ligt bij wie de nietigheid vordert, en niet iedereen kan die vordering instellen: art. 2:44 WVV beperkt de vorderingsgerechtigden. Bevoegd is de ondernemingsrechtbank; in dringende gevallen kunt u de besluiten in kort geding laten schorsen.

Laat dit snel beoordelen: zo'n vordering is tijdsgevoelig, en de vernietiging van één besluit is bij een aandeelhoudersconflict vaak maar een pleister op de wonde. Structurele pistes zijn de uitsluiting van een aandeelhouder, de uittreding uit een vennootschap, een conflict tussen bestuurders oplossen of, wanneer de continuïteit onder druk staat, de alarmbelprocedure.

Wat is de algemene vergadering?

De algemene vergadering, AV, is het orgaan waarin de aandeelhouders hun beslissingsrechten uitoefenen. Het bestuursorgaan bestuurt, maar een aantal beslissingen blijft voorbehouden aan de aandeelhouders: goedkeuring van de jaarrekening, bestemming van het resultaat, kwijting, benoeming en ontslag van bestuurders, statutenwijziging, en fundamentele besluiten zoals ontbinding of fusie.

Voor de BV vertrekt het AV-regime vanuit art. 5:81 WVV; voor de NV bij art. 7:123 en art. 7:124 WVV. De AV beslist ook over de bestemming van het resultaat: de voorwaarden om effectief dividend uit te keren, met de dubbele uitkeringstest van het WVV, staan op een afzonderlijke pagina.

Gouden regel: lees altijd eerst uw statuten en uw aandeelhoudersovereenkomst. Het WVV geeft de basisregels, maar de statuten mogen strenger zijn, en bij een betwisting wordt daar eerst naar gekeken.

Welke soorten vergaderingen bestaan er?

Veel discussies beginnen met verwarring over de benaming. "Bijzonder" en "buitengewoon" betekenen niet hetzelfde.

Soort vergadering	Wanneer & onderwerp	Wie roept op?	Notaris?	Meerderheid
Gewone AV (jaarvergadering, statutaire vergadering)	1× per jaar, binnen 6 maanden na afsluiting boekjaar: jaarrekening, resultaatbestemming, kwijting, benoemingen	Bestuursorgaan of commissaris	Nee	Meerderheid van de uitgebrachte stemmen
Bijzondere AV	Elk ander moment, elk onderwerp buiten de jaarvergadering: bestuurderswissel, conflict, transactie	Bestuursorgaan of commissaris; de minderheid kan ze afdwingen	Nee	Meerderheid van de uitgebrachte stemmen
Buitengewone AV	Statutenwijziging, voorwerpswijziging, kapitaalverhoging (NV) of uitgifte van nieuwe aandelen (BV), ontbinding, alles wat een authentieke akte vereist	Bestuursorgaan of commissaris, met de notaris	Ja (akte + publicatie)	½ quorum en ¾ van de stemmen; ⅘ bij voorwerpswijziging

De jaarvergadering en de neerlegging

De jaarvergadering moet de jaarrekening behandelen binnen zes maanden na de afsluiting van het boekjaar, sluit u af op 31 december, dan is dat uiterlijk 30 juni. De exacte datum en het uur staan normaal in de statuten. Na de goedkeuring moet het bestuursorgaan de jaarrekening neerleggen bij de Nationale Bank binnen dertig dagen na de goedkeuring en uiterlijk zeven maanden na de afsluiting; in de praktijk begrenst die tweede termijn de eerste. De volledige regels en sancties staan op onze pagina over de jaarrekening neerleggen.

Let op, een hardnekkig misverstand. Eén gemiste neerleggingstermijn leidt niet tot gerechtelijke ontbinding. Die vereist dat de jaarrekening gedurende drie opeenvolgende boekjaren niet werd neergelegd, en regularisatie vóór de uitspraak ten gronde blokkeert de vordering. U riskeert wel meteen een tarieftoeslag en bestuurdersaansprakelijkheid.

Wie roept de vergadering bijeen?

In de regel roept het bestuursorgaan de AV bijeen; ook de commissaris kan dat. Daarnaast kunnen aandeelhouders de bijeenroeping afdwingen, en de drempel verschilt per rechtsvorm:

• BV: aandeelhouders die samen minstens 10% van de aandelen bezitten;
• NV: aandeelhouders die samen minstens 1/10 van het kapitaal vertegenwoordigen.

Het WVV verlaagde die drempel tegenover het oude recht, waar 20% gold. Zijn de voorwaarden vervuld, dan moet het bestuursorgaan binnen drie weken bijeenroepen, en moeten de aangebrachte onderwerpen op de agenda. Dit is een belangrijk drukkingsmiddel, naast de andere rechten van minderheidsaandeelhouders.

De oproeping: termijn, vorm en inhoud

De oproeping moet minstens vijftien dagen vóór de vergadering worden verstuurd. De statuten kunnen een langere termijn opleggen. Let op: die termijn geldt voor niet-genoteerde vennootschappen. Voor een genoteerde NV gelden een langere termijn en bijkomende publicatieverplichtingen.

Wie moet worden opgeroepen? Niet alleen de aandeelhouders, maar ook de bestuurders en de commissaris, als er één is. Zij mogen aanwezig zijn en het woord nemen. Wie een commissaris heeft aangesteld, vergeet hem best niet: het is een klassieke vormfout.

Hoe? Per e-mail naar het adres dat de aandeelhouder daarvoor meedeelde; voor wie geen e-mailadres opgaf, per brief, dezelfde dag verstuurd. Aangetekend is niet altijd verplicht, maar nuttig als bewijs.

Wat moet erin staan? Datum, uur en plaats (of de digitale toegangsmodaliteiten), een nauwkeurige agenda met de voorgestelde besluiten, en bij de jaarvergadering de jaarrekening, het jaarverslag en het commissarisverslag indien van toepassing.

Niet-geagendeerde punten kunnen in principe niet worden beslist, tenzij alle aandeelhouders aanwezig of vertegenwoordigd zijn én unaniem instemmen.

Tip uit de praktijk, afstand van de oproepingsformaliteiten. Is 100% van de aandeelhouders aanwezig of vertegenwoordigd, dan kunnen zij verzaken aan de oproepingsformaliteiten, ook als u de termijn van vijftien dagen niet respecteerde. Vermeld dan in de notulen dat alle aandeelhouders verklaren regelmatig te zijn opgeroepen. Dit is veruit de meest gebruikte manier om een oproepingsfout te regulariseren.

Wie mag stemmen?

In een BV is het stemrecht in principe evenredig aan de inbreng, tenzij de statuten anders bepalen; sinds het WVV kan een BV zelfs aandelen met meervoudig stemrecht of zonder stemrecht creëren. In een NV geldt in principe "één aandeel, één stem", met uitzonderingen zoals het loyauteitsstemrecht.

Controleer vóór de vergadering wie aandeelhouder is volgens het aandelenregister, of vruchtgebruik het stemrecht beïnvloedt, of de volmachten schriftelijk en geldig zijn, en of er aandelen zijn waarvan het stemrecht geschorst is.

Digitale of hybride vergaderingen kunnen wanneer identiteit, deelname, vraagrecht en stemming betrouwbaar georganiseerd zijn. Een adviseur meebrengen kan niet zomaar: een derde heeft geen wettelijk recht om aanwezig te zijn; de vergadering beslist daarover bij aanvang, in principe bij gewone meerderheid.

Quorum en meerderheid

Houd twee begrippen strikt gescheiden: het aanwezigheidsquorum is het minimum aan aandelen of kapitaal dat aanwezig of vertegenwoordigd moet zijn om geldig te kúnnen vergaderen; de meerderheid is het aandeel van de uitgebrachte stemmen dat het besluit moet steunen.

Onthoudingen tellen niet mee als uitgebrachte stem. Wie zich onthoudt, stemt noch voor, noch tegen, daarom is "50% + 1" een misleidende vuistregel. De fout zit bovendien meestal niet in de meerderheid, maar in het quorum: bij een statutenwijziging moet er éérst voldoende aanwezig zijn vóór u rechtsgeldig kunt stemmen.

Besluittype	Aanwezigheidsquorum?	Vereiste meerderheid	WVV-basis
Gewoon besluit (jaarrekening, benoeming, ontslag, kwijting)	In principe geen, tenzij de statuten anders bepalen	Meerderheid van de uitgebrachte stemmen	Statuten controleren
Statutenwijziging. BV	½ van de aandelen	¾ van de uitgebrachte stemmen	art. 5:100 WVV
Statutenwijziging. NV	½ van het kapitaal	¾ van de uitgebrachte stemmen	art. 7:153 WVV
Wijziging van het voorwerp. BV	Bijzondere statutenwijzigingsregels	⅘ van de uitgebrachte stemmen	art. 5:101 WVV
Wijziging van het voorwerp. NV	Bijzondere statutenwijzigingsregels	⅘ van de uitgebrachte stemmen	art. 7:154 WVV

Wordt het quorum niet gehaald? Dan roept u een tweede buitengewone AV bijeen, met een nieuwe oproeping. Die beraadslaagt geldig ongeacht het aanwezige aantal aandelen of kapitaal, maar de vereiste meerderheid (¾ of ⅘) blijft onverkort gelden.

Bijzondere aandachtspunten op de jaarvergadering

Kwijting (décharge) aan de bestuurders

Kwijting betekent dat de vennootschap afstand doet van haar aansprakelijkheidsvordering tegen de bestuurder voor het afgelopen boekjaar. Ze is echter niet onbeperkt:

• kwijting wordt afzonderlijk gestemd, los van de goedkeuring van de jaarrekening;
• kwijting wordt in principe per bestuurder beoordeeld, tenzij de vergadering met een globale stemming instemt;
• kwijting is enkel geldig als de jaarrekening geen weglatingen of onjuiste opgaven bevat die de werkelijke toestand verbergen;
• kwijting bindt derden niet: schuldeisers, een curator of de fiscus kunnen de bestuurder nog steeds aanspreken.

Bestaat er twijfel over fout bestuur, belangenvermenging of schade, laat de kwijting dan vooraf beoordelen: een verleende kwijting sluit een latere vordering wegens bestuurdersaansprakelijkheid vaak uit.

Uitstel van de vergadering

Is de jaarrekening niet klaar of ontstaat er discussie, dan kan het bestuursorgaan de goedkeuring ter plaatse maximaal drie weken uitstellen, zonder stemming van de aandeelhouders. Voorafgaand uitstel kan bij gewone meerderheid. Uitstel stopt de wettelijke termijnen niet.

Mandaten-check

Kijk bij de agenda-voorbereiding de mandaten na en zet een herbenoeming tijdig op de agenda: in een NV wordt een bestuurder in principe voor maximaal zes jaar benoemd, onbeperkt hernieuwbaar (art. 7:85, § 2 WVV); een commissaris wordt benoemd voor drie jaar, hernieuwbaar (art. 3:61 WVV). In een BV geldt vaak een onbepaalde duur, controleer de statuten.

Schriftelijke besluitvorming

U hoeft niet voor elke beslissing samen te komen. Schriftelijke besluitvorming is handig voor KMO's, eenhoofdige vennootschappen en groepsstructuren: voor de BV via art. 5:85 WVV, voor de NV via de parallelle regeling in art. 7:133 WVV. De grote uitzondering: alles wat een authentieke akte vereist, zoals een statutenwijziging, kan niet schriftelijk. De voorwaarden zijn bovendien strikt:

• alle aandeelhouders stemmen in met de procedure;
• de besluiten worden eenparig genomen, één tegenstem of onthouding sluit de procedure uit;
• de oproepingsformaliteiten vallen weg;
• bestuurders en commissaris hebben enkel een post factum kennisnamerecht;
• bepaal de datum uitdrukkelijk, in de praktijk die van de laatste handtekening;
• de statuten kunnen de procedure verder beperken of uitsluiten.

Juridische waarschuwing. Gebruik de procedure niet om een bestuurder buiten de beraadslaging over zijn eigen ontslag te houden: dat is juridisch mogelijk, maar de rechtsleer waarschuwt uitdrukkelijk voor de rechten van verdediging.

De notulen: wat moet erin staan?

De notulen zijn hét bewijs dat de vergadering geldig is samengeroepen, geldig heeft beraadslaagd en correct heeft gestemd. Ze worden ondertekend door het bureau van de vergadering (voorzitter, secretaris en stemopnemers) en bewaard in het notulenregister op de zetel. Neem minstens op:

1. naam, rechtsvorm en zetel van de vennootschap;
2. datum, uur en plaats, of de digitale modaliteiten;
3. de wijze en datum van de oproeping;
4. de samenstelling van het bureau;
5. de aanwezige en vertegenwoordigde aandeelhouders, met verwijzing naar de aanwezigheidslijst en de volmachten;
6. de agenda zoals meegedeeld in de oproeping;
7. de antwoorden op de vragen van aandeelhouders (het vraagrecht);
8. per besluit: het aantal stemmen voor, tegen en onthoudingen;
9. eventuele verzaking aan de oproepingsformaliteiten bij 100% aanwezigheid.

Zonder correcte aanwezigheidslijst bewijst u het quorum niet bij een latere betwisting. Bij een buitengewone AV met statutenwijziging verlijdt de notaris de akte, gevolgd door publicatie in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.

BV en NV naast elkaar

Onderwerp	BV (Boek 5 WVV)	NV (Boek 7 WVV)
AV-regime en bevoegdheden	art. 5:81	art. 7:123-7:125
Bijeenroeping door de minderheid	art. 5:83, 10% van de aandelen	art. 7:126, 1/10 van het kapitaal
Oproeping, agenda en termijn (15 dagen)	art. 5:84	art. 7:127
Schriftelijke besluitvorming	art. 5:85	art. 7:133
Statutenwijziging (quorum + meerderheid)	art. 5:100	art. 7:153
Wijziging van het voorwerp	art. 5:101	art. 7:154
Nietigheid van besluiten	art. 2:42, vorderingsgerechtigden: art. 2:44	idem
Neerlegging van de jaarrekening	art. 3:10	idem
Gerechtelijke ontbinding bij niet-neerlegging	art. 2:74	idem

Zo pakken wij het aan, drie voorbeelden

De onderstaande situaties zijn illustratief en dienen om de aanpak te tonen; ze bevatten geen cliëntgegevens en geen resultaatgarantie.

Onze aanpak in vijf stappen

1. Intake: videocall. U schetst de situatie; wij zeggen meteen of er een vormprobleem speelt en of er tijdsdruk is (schorsing, termijnen).
2. Strategie & dossieranalyse. Wij lezen de statuten, de aandeelhoudersovereenkomst, de oproeping en de notulen, en bepalen uw sterkste positie, als bestuur of als aandeelhouder.
3. Onderhandeling of dagvaarding. Waar mogelijk regulariseren of onderhandelen we (afstand van formaliteiten, tweede AV, minnelijke regeling); waar nodig dagvaarden we.
4. Procedure. Bij een betwisting voeren wij de zaak voor de ondernemingsrechtbank, desnoods met een vordering tot schorsing in kort geding.
5. Nazorg. Wij leveren correcte modellen (oproeping, volmacht, notulen, aanwezigheidslijst) zodat de volgende vergadering wél waterdicht verloopt.

Een procedurefout kost weinig moeite om te vermijden, maar veel geld om achteraf uit te vechten. Twijfelt u over een oproeping, een quorum of een betwist besluit, laat het dan vooraf nakijken door een advocaat ondernemingsrecht. Bekijk ons volledige aanbod op de hubpagina ondernemingsrecht, of ga meteen dieper op verwante kwesties zoals de rechten van minderheidsaandeelhouders, bestuurdersaansprakelijkheid of een statutenwijziging.