Factuur niet betaald: stappen invordering

Een onbetaalde factuur is een van de meest voorkomende frustraties voor ondernemers in België. Liquiditeit is de levensader van elke vennootschap, en wanneer klanten hun betalingsverplichtingen niet nakomen, brengt dit de continuïteit van uw eigen onderneming in gevaar. In dit artikel leggen de advocaten van LawBase uit hoe u efficiënt en juridisch correct te werk gaat bij de invordering van onbetaalde facturen, rekening houdend met de recente wijzigingen in het Wetboek van Economisch Recht (WER). Of u nu een KMO in Antwerpen bent of een zelfstandige in Hasselt, de juiste procedure volgen is essentieel om uw geld te ontvangen zonder de commerciële relatie onnodig te beschadigen.

Wettelijk Kader

De juridische basis voor de invordering van facturen in België stoelt op verschillende pijlers. Allereerst is er het Burgerlijk Wetboek (BW), waarin artikel 1153 (oud) en de nieuwe bepalingen in Boek 5 de basis leggen voor de schadevergoeding bij vertraging in de betaling van geldsommen. Dit artikel bepaalt dat de schadevergoeding in principe bestaat uit de wettelijke interesten.

Daarnaast is het Wetboek van Economisch Recht (WER) cruciaal, zeker bij transacties met consumenten (B2C). Sinds 1 september 2023 zijn er strikte regels van kracht voor de eerste herinnering en de maximale schadebedingen die u mag aanrekenen. Voor B2B-transacties is de Wet betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties van 2 augustus 2002 van toepassing. Deze wet voorziet in een automatische interestvoet en een forfaitaire vergoeding van minstens 40 euro voor invorderingskosten, tenzij anders overeengekomen in de algemene voorwaarden.

Het is van groot belang dat uw algemene voorwaarden (de 'kleine lettertjes') juridisch sluitend zijn. Zij bepalen immers welke interestvoet en welk schadebeding (vaak 10% van het factuurbedrag) u kunt opeisen bij wanbetaling. Zonder deze voorwaarden valt u terug op de wettelijke minima, die vaak lager liggen dan de werkelijke kosten van de invordering.

Procedure en Stappen

Een gestructureerd debiteurenbeheer verhoogt de kans op betaling aanzienlijk. Volg dit stappenplan:

• Stap 1: De minnelijke herinnering. Stuur direct na het verstrijken van de vervaldatum een vriendelijke herinnering. Bij B2C-klanten is de eerste herinnering verplicht kosteloos en start er een wachttermijn van 14 dagen voordat kosten mogen worden aangerekend.
• Stap 2: De formele ingebrekestelling. Indien de betaling uitblijft, volgt een aangetekende ingebrekestelling. Dit is een officieel document waarin u de debiteur een laatste termijn geeft om te betalen en de juridische gevolgen (zoals interesten en rechtsbijstandskosten) aankondigt.
• Stap 3: De IOS-procedure (B2B). Voor onbetwiste facturen tussen ondernemingen kan de 'Invordering van Onbetwiste Schuldvorderingen' worden opgestart via een advocaat en een gerechtsdeurwaarder. Dit omzeilt de rechtbank, wat tijd en kosten bespaart.
• Stap 4: Gerechtelijke invordering. Indien de schuld betwist wordt of de IOS-procedure niet mogelijk is, moet de zaak voor de ondernemingsrechtbank (voorheen rechtbank van koophandel) of de vrederechter worden gebracht via een dagvaarding.
• Stap 5: Uitvoering. Zodra u een vonnis of een uitvoerbare titel (via IOS) heeft, kan de gerechtsdeurwaarder overgaan tot beslaglegging op goederen, bankrekeningen of loon.

Praktische Tips

Voorkomen is beter dan genezen. LawBase adviseert haar cliënten in Brugge, Gent en daarbuiten om de volgende best practices te hanteren:

• Check de solvabiliteit: Controleer nieuwe klanten via de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) of de Balanscentrale van de Nationale Bank.
• Heldere algemene voorwaarden: Zorg dat uw voorwaarden op elke offerte en factuur staan. Laat deze periodiek screenen door een specialist om conformiteit met het WER te garanderen.
• Documentatie: Bewaar getekende bestelbonnen en leveringsbonnen. Bij een betwisting is dit uw belangrijkste bewijslast.
• Snelheid: Hoe ouder een factuur, hoe kleiner de kans op volledige recuperatie. Wacht niet maanden met het versturen van een ingebrekestelling.

LawBase heeft 6 kantoren verspreid over Vlaanderen om u lokaal bij te staan: Brugge (hoofdkantoor), Antwerpen, Gent, Waasland (Nieuwkerken-Waas), Hasselt en Leuven. Onze advocaten kunnen direct optreden om uw cashflow te beschermen.

Kosten en Vergoedingen

Bij de invordering van een factuur komen verschillende kosten kijken. In veel gevallen kunnen deze (deels) verhaald worden op de schuldenaar:

• Interesten: De vergoeding voor het gemis van het geld. In B2B-relaties ligt deze interestvoet momenteel aanzienlijk hoger dan de burgerlijke interestvoet.
• Schadebeding: Een forfaitair bedrag (meestal een percentage) om de administratieve overlast te compenseren.
• Rechtsplegingsvergoeding (RPV): Een wettelijk vastgelegd bedrag dat de verliezende partij betaalt als tegemoetkoming in de advocatenkosten van de winnende partij.
• Deurwaarderskosten: Kosten voor dagvaarding en betekening.

Wilt u direct weten wat uw mogelijkheden zijn? Gebruik onze online tool voor een eerste inschatting: Tool Factuur Invordering. Bij LawBase bieden wij een transparante prijszetting. Een eerste videocall is gratis, terwijl een fysieke consultatie van 30 minuten in een van onze kantoren (zoals Leuven of Waasland) €50 kost.

Veelgestelde Vragen

Hieronder vindt u antwoorden op de meest gestelde vragen over onbetaalde facturen in de Belgische context.