Telewerk: rechten en vergoedingen

Sinds de globale pandemie is telewerk niet meer weg te denken uit de Belgische arbeidsmarkt. Wat begon als een noodmaatregel, is geëvolueerd naar een structurele manier van werken. Voor zowel werkgevers als werknemers brengt dit echter complexe juridische vraagstukken met zich mee. Hoe zit het met de kostenvergoeding? Wat bij een arbeidsongeval in de eigen woonkamer? En kan een werkgever telewerk verplichten of juist weigeren? Bij LawBase zien we dagelijks dossiers waarin onduidelijke afspraken leiden tot conflicten. In dit artikel duiken we diep in de Belgische wetgeving rond telewerk, geïllustreerd met praktijkvoorbeelden uit onze kantoren in Brugge, Antwerpen, Gent, Waasland, Hasselt en Leuven.

Wettelijk Kader

In België wordt telewerk gereguleerd door twee belangrijke teksten: de CAO nr. 85 (voor structureel telewerk) en de Wet van 5 maart 2017 betreffende werkbaar en wendbaar werk (voor occasioneel telewerk). Recent werd ook de CAO nr. 149 relevant, die een tijdelijk kader bood tijdens de coronacrisis, maar de basisprincipes blijven verankerd in de Telewerkwet.

Structureel vs. Occasioneel telewerk: Het onderscheid is cruciaal. Structureel telewerk gebeurt op regelmatige basis (bijvoorbeeld elke woensdag). Hiervoor is een schriftelijk addendum bij de arbeidsovereenkomst verplicht. Occasioneel telewerk is incidenteel, bijvoorbeeld door een staking bij de NMBS of een doktersbezoek. Hiervoor volstaat een formeel verzoek en akkoord via e-mail.

Casus: Een bediende in ons kantoor te Antwerpen werkte al drie jaar elke vrijdag thuis zonder schriftelijk contract. Toen de werkgever deze dag plots introk, ontstond er een discussie over 'verworven rechten'. Zonder schriftelijke overeenkomst (conform CAO 85) staat de bewijslast vaak op losse schroeven, wat het belang van een juridisch waterdicht addendum onderstreept.

Praktische Tips

Om juridische valkuilen te vermijden, adviseren onze advocaten bij LawBase de volgende best practices:

• Leg uren en bereikbaarheid vast: Telewerk betekent niet 'onbeperkt beschikbaar zijn'. Definieer de blokken waarin de werknemer bereikbaar moet zijn via Teams, mail of telefoon.
• Respecteer het recht op deconnectie: Sinds 2023 moeten bedrijven met meer dan 20 werknemers afspraken maken over het recht om niet gestoord te worden buiten de werkuren.
• Arbeidsongevallen: Zorg dat de locatie waar getelewerkt wordt specifiek vermeld staat in de polis of het addendum. Een val van de trap tijdens de werkuren wordt enkel als arbeidsongeval erkend als er een wettelijk vermoeden is gecreëerd door een correcte schriftelijke overeenkomst.
• Privacy en controle: De werkgever mag de prestaties controleren, maar dit moet proportioneel zijn. Het constant monitoren van de webcam of keystrokes is in strijd met de GDPR-wetgeving.

Procedure en Stappen

Wilt u telewerk formeel invoeren in uw organisatie? Volg dan dit stappenplan dat wij ook hanteren bij onze cliënten in regio Gent en Leuven:

Stap 1: De Telewerkpolicy. Stel een algemeen kader op dat voor iedereen geldt. Hierin staan de collectieve regels, zoals wie in aanmerking komt en hoe de aanvraag verloopt.

Stap 2: Het Individueel Addendum. Voor elke structurele telewerker moet een bijlage bij de arbeidsovereenkomst worden opgesteld. Hierin moeten verplicht worden opgenomen: de frequentie, de plaatsen van tewerkstelling, de uren van bereikbaarheid en de toegekende vergoedingen.

Stap 3: Materiaalvoorziening. De werkgever is verplicht de nodige apparatuur (laptop, verbinding) ter beschikking te stellen of de kosten voor het gebruik van eigen materiaal te vergoeden.

Indien u twijfelt over de formulering van deze documenten, kan LawBase u bijstaan. Een videocall is gratis en een fysieke consultatie in één van onze 6 kantoren (Brugge, Antwerpen, Gent, Waasland, Hasselt of Leuven) kost slechts €50 voor 30 minuten.

Kosten en Vergoedingen

Een van de meest gestelde vragen in onze praktijk in Hasselt betreft de telewerkvergoeding. De fiscus en de RSZ staan een belastingvrije som toe voor werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd aan telewerk doen.

• Bureauvergoeding: De maximale belastingvrije vergoeding bedraagt momenteel € 151,70 per maand (bedrag indexeert periodiek). Dit dekt kosten zoals verwarming, elektriciteit, kleine kantoorbenodigdheden en verzekering.
• Internetvergoeding: Indien de werknemer zijn eigen internetabonnement gebruikt, kan de werkgever tot € 20 per maand extra belastingvrij vergoeden.
• Computervergoeding: Bij gebruik van een eigen PC/laptop kan er nog eens € 20 per maand worden toegekend.

Let op: Deze bedragen zijn maxima. Een werkgever is niet verplicht het maximum te betalen, tenzij dit in de sector-CAO of de individuele overeenkomst is vastgelegd. Het is echter verboden om de kosten voor de uitoefening van de job volledig bij de werknemer te leggen.

Veelgestelde Vragen

Hieronder vindt u de antwoorden op de meest prangende vragen die onze advocaten in het Waasland en de rest van Vlaanderen ontvangen.