Bedrijfswagen bij ontslag: regels

Het toekennen van een bedrijfswagen aan een werknemer is een gangbare praktijk in de Belgische arbeidsmarkt. Echter, zodra de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd, rijzen er vaak complexe juridische vragen over de inleveringstermijn, het recht op een vergoeding en de fiscale implicaties. In dit artikel analyseren onze advocaten de vigerende wetgeving en de rechtspraak met betrekking tot de bedrijfswagen bij ontslag, teneinde zowel werkgevers als werknemers te behoeden voor juridische valkuilen.

Procedure en Stappen

Wanneer een ontslag wordt gegeven, al dan niet met een opzegtermijn, dient de procedure met betrekking tot de bedrijfswagen nauwgezet te worden gevolgd. De eerste stap is het verifiëren van de aard van de beëindiging.

Indien de werknemer een opzegtermijn moet presteren, behoudt hij in principe het genot van de bedrijfswagen tot de laatste dag van de effectieve tewerkstelling. De wagen maakt immers deel uit van het loonpakket in natura. De werkgever mag de wagen niet eenzijdig opeisen tijdens deze periode zonder een gelijkwaardige financiële compensatie te bieden, tenzij er een specifiek beding in de car policy is opgenomen dat dit onder strikte voorwaarden toestaat.

Bij een ontslag met onmiddellijke ingang (tegen betaling van een opzegvergoeding) moet de wagen doorgaans onmiddellijk worden ingeleverd. In dit scenario wordt de waarde van het privégebruik van de wagen meegerekend in de berekening van de opzegvergoeding. De werknemer dient de wagen in de staat waarin deze zich bevindt, inclusief alle accessoires zoals de laadpas of tankkaart, terug te bezorgen op de zetel van de onderneming of een overeengekomen locatie.

De procedure voor de effectieve teruggave dient bij voorkeur gepaard te gaan met een tegensprekelijke staat van bevinding. Hierbij worden eventuele schades genoteerd die buiten de normale slijtage vallen. LawBase adviseert om hiervan steeds een door beide partijen ondertekend document op te stellen om latere discussies over schadeclaims te vermijden.

Wettelijk Kader

Het juridisch statuut van de bedrijfswagen wordt beheerst door de Loonbeschermingswet van 12 april 1965 en de RSZ-wetgeving. Volgens artikel 2 van de Loonbeschermingswet wordt het privégebruik van een bedrijfswagen beschouwd als loon in natura. Dit heeft verstrekkende gevolgen voor de berekening van de opzegvergoeding.

De RSZ-wetgeving bepaalt dat de werkgever een solidariteitsbijdrage (CO2-bijdrage) verschuldigd is voor het privégebruik van het voertuig. Voor de berekening van de opzegvergoeding moet de werkelijke waarde van het voordeel van het privégebruik in aanmerking worden genomen. Dit is niet noodzakelijk gelijk aan het Voordeel van Alle Aard (VAA) dat op de loonbrief verschijnt voor fiscale doeleinden. De rechtspraak hanteert vaak de werkelijke besparing die de werknemer realiseert door zelf geen wagen te moeten financieren (inclusief verzekering, taksen en brandstof).

Daarnaast speelt de Car Policy een cruciale rol. Dit is een reglementair kader dat de modaliteiten van het gebruik en de teruggave vastlegt. Hoewel een car policy de wettelijke loonbescherming niet kan uithollen, kan het wel duidelijke afspraken bevatten over de staat van het voertuig bij inlevering en de verantwoordelijkheid voor boetes of schade.

Praktische Tips

Om geschillen te minimaliseren, raden de experts van LawBase de volgende acties aan:

• Documentatie: Zorg dat de car policy expliciet vermeldt wat er gebeurt bij schorsing van de arbeidsovereenkomst en bij ontslag.
• Staat van bevinding: Maak bij de inlevering gedetailleerde foto's van zowel het interieur als het exterieur van de wagen.
• Afkoopoptie: Soms kan het opportuun zijn om een overnameprijs overeen te komen indien de werknemer de wagen wenst te behouden na het ontslag.
• Vrijstelling van prestaties: Indien de werknemer wordt vrijgesteld van prestaties tijdens de opzegtermijn, maak dan schriftelijke afspraken over het al dan niet behouden van de wagen. Zonder afspraak blijft het recht op de wagen bestaan.

LawBase heeft 6 kantoren verspreid over Vlaanderen waar u terecht kunt voor gespecialiseerd advies: Brugge (hoofdkantoor), Antwerpen, Gent, Waasland (Nieuwkerken-Waas), Hasselt en Leuven. Een eerste kennismaking via videocall is gratis, terwijl een fysieke consultatie van 30 minuten slechts €50 kost.

Kosten en Vergoedingen

De financiële afwikkeling van een bedrijfswagen bij ontslag kent twee hoofdaspecten: de waardering van het voordeel en de eventuele schadeclaims.

Waardering voor de opzegvergoeding:
Wanneer de arbeidsovereenkomst onmiddellijk wordt beëindigd, moet de waarde van de wagen voor de resterende duur van de theoretische opzegtermijn worden uitbetaald. De rechtspraak kijkt hierbij naar de 'werkelijke waarde'. Vaak wordt dit berekend op basis van de leaseprijs die de werkgever betaalt, vermeerderd met de brandstofkosten, of via een forfaitaire raming per kilometer. Dit bedrag is onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing.

Inhoudingen voor schade:
De werkgever mag niet zomaar de kosten voor herstelling van schade inhouden op de laatste loonbrief of de opzegvergoeding. Artikel 23 van de Loonbeschermingswet beperkt de mogelijkheden tot inhouding op het loon. Enkel bij zware fout, herhaaldelijke lichte fout of bedrog (artikel 18 van de Arbeidsovereenkomstenwet) kan de werknemer aansprakelijk worden gesteld voor schade. Voor normale slijtage kan nooit een vergoeding worden geëist.

Veelgestelde Vragen

Hieronder vindt u de meest prangende vragen die onze advocaten behandelen met betrekking tot bedrijfswagens en ontslag.