Maaltijdcheques: fiscale regels

Maaltijdcheques vormen in het Belgische arbeidsrecht een van de meest populaire extralegale voordelen. Hoewel ze strikt genomen geen loon zijn in de zin van de Arbeidswet, mits voldaan is aan stringente cumulatieve voorwaarden, vormen ze een essentieel onderdeel van het verloningspakket. Voor zowel de werkgever als de werknemer biedt dit instrument een aanzienlijke fiscale optimalisatie. In dit artikel analyseren wij de complexe juridische contouren van de maaltijdcheque, bezien vanuit de RSZ-wetgeving en het Wetboek van de Inkomstenbelastingen (WIB 92).

Procedure en Stappen

De invoering van maaltijdcheques binnen een onderneming kan niet ad hoc geschieden; er dient een strikte juridische procedure te worden gevolgd om te vermijden dat de fiscus of de RSZ de voordelen herkwalificeert als belastbaar loon.

De eerste stap is de verankering in een collectieve arbeidsovereenkomst (CAO). Deze CAO wordt bij voorkeur gesloten op sectoraal niveau of op ondernemingsniveau. Indien er geen vakbondsafvaardiging aanwezig is, of voor categorieën van personeel waarvoor het niet gebruikelijk is een CAO te sluiten, kan de toekenning geregeld worden via een individuele schriftelijke overeenkomst. In deze overeenkomst moet uitdrukkelijk worden opgenomen dat de maaltijdcheques een aanvulling vormen op het loon en geen vervanging zijn van bestaande bezoldigingen.

Vervolgens dient de werkgever een contract af te sluiten met een erkende uitgever van elektronische maaltijdcheques (zoals Edenred, Sodexo/Pluxee of Monizze). Sinds 2016 zijn papieren maaltijdcheques volledig verdwenen en is de elektronische variant de enige wettelijke vorm. De administratieve opvolging vereist dat het aantal toegekende cheques maandelijks wordt berekend op basis van de effectief gepresteerde dagen. Dagen van ziekte, vakantie of klein verlet geven in de regel geen recht op een cheque, tenzij de sectorale CAO anders bepaalt.

Het is essentieel dat de bestelling en de creditering op de kaart van de werknemer tijdig gebeuren. De wetgever vereist dat de maaltijdcheques op de rekening van de werknemer staan uiterlijk op de laatste dag van de maand volgend op de maand waarin de prestaties werden geleverd.

Wettelijk Kader

Het juridisch fundament van de maaltijdcheques rust op twee pijlers: de sociale zekerheidswetgeving en de fiscale wetgeving. Om te ontsnappen aan de kwalificatie 'loon', moeten de cheques voldoen aan de voorwaarden van artikel 19bis van het KB van 28 november 1969 (RSZ-wetgeving) en artikel 38, §1, 1° van het WIB 92.

De voornaamste voorwaarden zijn:

• Geen vervanging: De maaltijdcheque mag niet worden toegekend ter vervanging of omzetting van loon, premies, voordelen in natura of enig ander voordeel dat onderworpen is aan RSZ-bijdragen.
• Aantal: Het aantal toegekende cheques moet gelijk zijn aan het aantal werkelijk gepresteerde dagen door de werknemer.
• Werkgeversbijdrage: De maximale tussenkomst van de werkgever bedraagt € 6,91 per cheque.
• Werknemersbijdrage: De werknemer moet zelf een minimale eigen bijdrage leveren van € 1,09 per cheque.
• Maximale nominale waarde: De totale waarde van de cheque bedraagt doorgaans maximaal € 8 (€ 6,91 + € 1,09), hoewel een lager bedrag ook toegestaan is.
• Geldigheidsduur: De cheques hebben een beperkte geldigheidsduur van 12 maanden vanaf het moment dat ze op de kaart worden geplaatst.

Indien aan één van deze cumulatieve voorwaarden niet wordt voldaan, worden de maaltijdcheques beschouwd als loon. Dit heeft tot gevolg dat er zowel patronale als persoonlijke RSZ-bijdragen op verschuldigd zijn, en dat het bedrag onderworpen wordt aan de bedrijfsvoorheffing.

Praktische Tips

Voor werkgevers is het cruciaal om een sluitend systeem van tijdsregistratie te hanteren. Fouten in de berekening van het aantal gepresteerde dagen kunnen bij een sociale inspectie leiden tot aanzienlijke regularisaties. Let hierbij specifiek op de regels rond deeltijdse arbeid: werknemers die in een stelsel van deeltijdse arbeid werken, hebben recht op één cheque per effectief gewerkte dag, ongeacht het aantal uren dat die dag gepresteerd werd (tenzij er gewerkt wordt met een alternatieve berekeningswijze gebaseerd op de referentie-eenheid van de onderneming).

Bij LawBase adviseren wij cliënten vaak om de modaliteiten van de maaltijdcheques expliciet op te nemen in het arbeidsreglement. Dit schept duidelijkheid over de toekenningsvoorwaarden bij schorsing van de arbeidsovereenkomst. Onze experten in Brugge, Antwerpen, Gent, Waasland, Hasselt en Leuven kunnen u bijstaan bij het opstellen van de nodige documentatie om fiscale risico's te minimaliseren.

Vergeet ook niet de informatieplicht: de werknemer moet op zijn loonbrief of via een bijlage bij de loonbrief geïnformeerd worden over het aantal maaltijdcheques en de totale waarde ervan. Dit is een wettelijke verplichting die vaak over het hoofd wordt gezien.

Kosten en Vergoedingen

De fiscale voordeligheid van maaltijdcheques is evident. Voor de werkgever is de eigen bijdrage (tot € 6,91) aftrekbaar als beroepskost ten belope van € 2,00 per cheque. De rest van de bijdrage wordt beschouwd als een verworpen uitgave, maar aangezien er geen RSZ-bijdragen op verschuldigd zijn, blijft de totale kostprijs voor de werkgever aanzienlijk lager dan een equivalente loonsverhoging.

Voor de werknemer is het voordeel volledig vrijgesteld van personenbelasting. In vergelijking met een bruto loonsverhoging, waarbij de werknemer netto vaak slechts de helft overhoudt na belastingen en sociale bijdragen, is de maaltijdcheque een zeer efficiënte manier om de koopkracht te verhogen.

Wilt u een diepgaande audit van uw verloningsbeleid? LawBase biedt gespecialiseerde consultaties aan. Een eerste videocall is gratis, terwijl een fysieke consultatie in één van onze kantoren (zoals Brugge, Leuven of Hasselt) slechts € 50 kost voor 30 minuten. Onze advocaten evalueren of uw huidige toekenning voldoet aan de strengste normen van de RSZ-wetgeving.

Veelgestelde Vragen

Hieronder vindt u een overzicht van de meest prangende vragen omtrent de fiscale en juridische regeling van maaltijdcheques in België.