Huurcontract gratis registreren: waarom en hoe?

U heeft net een nieuw huurcontract getekend voor een woning in Vlaanderen. De sleutels zijn overhandigd, de waarborg is gestort, maar er rust nog één cruciale administratieve verplichting op de schouders van de verhuurder: de registratie van het huurcontract. In België is de registratie van een huurovereenkomst voor een onroerend goed dat uitsluitend bestemd is voor bewoning niet alleen verplicht, maar ook volledig kosteloos. Hoewel het vaak als een loutere formaliteit wordt beschouwd, kunnen de juridische gevolgen van een niet-geregistreerd contract catastrofaal zijn voor beide partijen.

Bij LawBase zien we dagelijks dossiers waarbij een gebrekkige registratie leidt tot bittere betwistingen over opzegtermijnen en uitzettingen. Neem het voorbeeld van Jan, een verhuurder in Antwerpen die vergat zijn contract te registreren. Toen zijn huurder na zes maanden plotseling vertrok zonder opzegtermijn, stond Jan machteloos. Zonder registratie kon de huurder namelijk vertrekken wanneer hij wilde, zonder enige schadevergoeding. In dit artikel leggen we uit hoe u dergelijke scenario's vermijdt door gebruik te maken van de gratis registratieprocedure.

Wettelijk Kader

De verplichting tot registratie vindt zijn oorsprong in het Wetboek der Registratie-, Hypotheek- en Griffierechten. Voor woninghuurovereenkomsten (huur van een woning die dient als hoofdverblijfplaats) is de wetgeving zeer strikt: het contract moet binnen de twee maanden na de ondertekening worden geregistreerd bij de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie (het registratiekantoor).

Sinds de regionalisering van de huurwetgeving is het Vlaams Woninghuurdecreet van toepassing op contracten gesloten vanaf 1 januari 2019. Dit decreet bevestigt de federale fiscale verplichting. Een cruciaal aspect is de kosteloosheid: zolang het pand uitsluitend voor bewoning wordt gebruikt, betaalt u geen registratierechten of administratieve kosten. Wordt het pand echter (deels) voor professionele doeleinden gebruikt (bijvoorbeeld een praktijkruimte voor een kinesist), dan gelden er andere regels en is de registratie doorgaans niet gratis.

De wet stelt dat de verplichting tot registratie bij de verhuurder ligt. Hoewel de huurder het contract ook mag registreren om zijn eigen rechten te beschermen, is hij hiertoe niet verplicht. De sancties voor de verhuurder bij niet-naleving zijn tweeledig: een fiscale boete en, belangrijker nog, het verlies van de wettelijke bescherming inzake opzegtermijnen. Bij een niet-geregistreerd contract van lange duur (9 jaar) kan de huurder de huur opzeggen zonder opzegtermijn en zonder opzegvergoeding, mits hij de verhuurder eerst in gebreke heeft gesteld (voor contracten onder het Vlaams Woninghuurdecreet).

Praktische Tips

Om een vlotte registratie te garanderen en juridische valstrikken te vermijden, raden de advocaten van LawBase u de volgende praktijkgerichte tips aan:

• Digitaliseer onmiddellijk: Zorg dat u direct na ondertekening een kwalitatieve scan (PDF) maakt van het volledige contract, inclusief alle handtekeningen en de gedetailleerde plaatsbeschrijving. De plaatsbeschrijving moet namelijk samen met het contract worden geregistreerd.
• Controleer de identiteitsgegevens: Een registratie wordt geweigerd als de rijksregisternummers van de partijen ontbreken of foutief zijn. Controleer deze aan de hand van de identiteitskaarten tijdens het tekenmoment.
• Bewaar het bewijs: Na de registratie via MyMinfin ontvangt u een registratierelaas. Bewaar dit document zorgvuldig bij uw huurcontract. Het is uw enige bewijs tegenover de fiscus en de rechtbank dat u aan uw plichten heeft voldaan.
• Let op bij gemengd gebruik: Verhuurt u aan iemand die een zelfstandig beroep uitoefent in de woning? Vermeld dan expliciet in het contract of het pand al dan niet voor beroepsdoeleinden mag worden gebruikt. Dit bepaalt of de registratie gratis blijft.

Stel dat u een appartement verhuurt in Gent en de huurder vraagt om een deel van de huur in te brengen als beroepskost. In dat geval is de registratie niet langer gratis en zal er 0,20% registratierecht op de totale huurprijs en lasten voor de volledige duur van het contract verschuldigd zijn. Onze experts in het kantoor te Gent kunnen u helpen bij het opstellen van specifieke clausules om deze kosten te verdelen.

Procedure en Stappen

Het gratis registreren van een huurcontract verloopt tegenwoordig bijna uitsluitend digitaal via de applicatie MyRent op het portaal MyMinfin van de FOD Financiën. Volg dit stappenplan:

• Stap 1: Aanmelden. Meld u aan op MyMinfin.be met uw eID of via de Itsme-app.
• Stap 2: MyRent openen. Navigeer naar de sectie 'Mijn woning en onroerende goederen' en kies voor 'Een huurcontract laten registreren (MyRent)'.
• Stap 3: Gegevens invoeren. U moet de gegevens van de verhuurder(s), de huurder(s) en het onroerend goed (inclusief kadastrale gegevens) invullen.
• Stap 4: Documenten uploaden. Upload het getekende huurcontract en de plaatsbeschrijving als PDF-bestanden. Let op: deze moeten in één pakket worden aangeboden als ze tegelijkertijd werden opgemaakt.
• Stap 5: Bevestiging. Na verzending ontvangt u een ontvangstbewijs. De eigenlijke registratie duurt meestal enkele dagen tot weken, waarna u het officiële bewijs in uw digitale burgerprofiel vindt.

Indien u niet over de nodige digitale middelen beschikt, kunt u de documenten nog steeds per post verzenden naar een centraal scanningcentrum van de FOD Financiën. U dient hiervoor eerst een specifiek standaardformulier aan te vragen bij de belastingdienst. Houd er rekening mee dat dit aanzienlijk langer duurt.

Kosten en Vergoedingen

Zoals eerder vermeld, is de registratie voor woninghuur (hoofdverblijfplaats) volledig gratis. Er zijn geen dossierkosten of zegelrechten verschuldigd, mits de registratie binnen de wettelijke termijn van twee maanden gebeurt.

Wat gebeurt er als u te laat bent? Indien u de termijn van twee maanden overschrijdt, riskeert u een vaste geldboete van de fiscus (momenteel 25 euro). Echter, de grootste 'kostenpost' bij niet-registratie is niet de fiscale boete, maar de potentiële financiële schade bij een vroegtijdig vertrek van de huurder. In een geregistreerd contract van 9 jaar moet een huurder die in het eerste jaar vertrekt een vergoeding van 3 maanden huur betalen, plus een opzegtermijn van 3 maanden respecteren. Bij een niet-geregistreerd contract vervallen deze verplichtingen vaak volledig, wat u duizenden euro's kan kosten.

LawBase heeft 6 kantoren verspreid over Vlaanderen om u bij te staan: Brugge (hoofdkantoor), Antwerpen, Gent, Waasland (Nieuwkerken-Waas), Hasselt en Leuven. Heeft u een geschil over een opzegging? Een eerste consultatie bij een van onze gespecialiseerde advocaten kost slechts €50 voor 30 minuten.

Veelgestelde Vragen

Hieronder vindt u de meest prangende vragen die wij in onze praktijk ontvangen over de registratie van huurcontracten.