VZW oprichten: stappenplan

Een vereniging zonder winstoogmerk (VZW) oprichten is een strategische keuze voor wie een sociaal, sportief, cultureel of charitatief doel nastreeft zonder winstbejag. Sinds de invoering van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) in 2019 zijn de regels gestroomlijnd, maar de juridische verantwoordelijkheden blijven aanzienlijk. Bij LawBase begeleiden onze advocaten dagelijks cliënten bij het vertalen van hun visie naar een waterdicht juridisch statuut. Of u nu een lokale sportclub start in Brugge of een nationale hulporganisatie vanuit Leuven, een correcte start is cruciaal om persoonlijke aansprakelijkheid van bestuurders te beperken.

Neem bijvoorbeeld de casus van 'Groen Hart', een fictief collectief dat stadsmoestuinen beheert. Zij startten als een feitelijke vereniging, maar merkten dat ze geen huurcontracten konden tekenen op naam van de groep. Door een VZW op te richten, verkregen zij rechtspersoonlijkheid, waardoor de vereniging zelf eigenaar werd van het gereedschap en contractpartij voor de stad Antwerpen. Dit artikel zet u op weg naar diezelfde juridische zekerheid.

Wettelijk Kader

Het fundament van elke Belgische vereniging ligt in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV), specifiek in de artikelen 9:1 tot en met 9:31. De wet definieert een VZW als een rechtspersoon die een belangeloos doel nastreeft in het kader van één of meer welbepaalde activiteiten die haar voorwerp uitmaken.

Een cruciaal element in de wetgeving is het verbod op vermogensvoordeel. Een VZW mag winst maken (commerciële activiteiten uitvoeren), maar deze winst mag nooit direct of indirect worden uitgekeerd aan de oprichters, bestuurders of leden. Alle inkomsten moeten worden geherinvesteerd in het belangeloze doel van de vereniging. Sinds 2019 is het onderscheid tussen 'burgerlijke' en 'commerciële' daden vervallen; een VZW wordt nu beschouwd als een onderneming, wat betekent dat zij ook failliet kan worden verklaard en ingeschreven moet zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

De wet vereist minimaal twee personen (fysieke personen of rechtspersonen) om een VZW op te richten. Dit is een versoepeling ten opzichte van de oude wetgeving die drie personen eiste. Het WVV legt ook strikte regels op aan de statuten, die onder meer de zetel, het doel, de voorwaarden voor lidmaatschap en de bevoegdheden van de algemene vergadering moeten bevatten.

Praktische Tips

Bij LawBase zien we vaak dat verenigingen te algemene statuten gebruiken. Dit leidt tot problemen bij het aanvragen van subsidies of bij interne geschillen. Hier zijn enkele praktische tips uit onze praktijk in kantoren zoals Gent en Hasselt:

• Specificeer het doel: Wees niet te vaag. Als u een sportclub opricht, vermeld dan specifiek welke sporten en of u ook jeugdwerking beoogt. Dit is essentieel voor uw verzekeringspolis en fiscale attesten.
• Bestuursaansprakelijkheid: Hoewel de VZW een rechtspersoon is, kunnen bestuurders persoonlijk aansprakelijk worden gesteld bij kennelijke grove fouten. Overweeg een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering, zeker als de VZW personeel aanwerft of grote evenementen organiseert.
• Interne Reglementen: Zet niet alles in de statuten. Gebruik een Intern Reglement (ROI) voor praktische zaken zoals lidgelden of de werking van de kantine. Dit reglement kunt u wijzigen zonder tussenkomst van het Belgisch Staatsblad.
• Locatiekeuze: De zetel van uw VZW bepaalt onder welke rechtbank u valt. LawBase heeft kantoren verspreid over Vlaanderen (Brugge, Antwerpen, Gent, Waasland, Hasselt en Leuven), waardoor wij altijd lokaal advies kunnen verstrekken over de specifieke vereisten van de griffie in uw regio.

Procedure en Stappen

Het oprichten van een VZW volgt een strikt chronologisch parcours. Een fout in de vroege fase kan leiden tot een weigering door de griffie van de ondernemingsrechtbank.

Stap 1: De oprichtingsvergadering
De oprichters komen samen om de statuten vast te leggen en de eerste bestuurders te benoemen. Van deze vergadering wordt een proces-verbaal opgesteld. In de praktijk raden wij aan om hier reeds een ontwerp van de statuten door een advocaat te laten nalezen.

Stap 2: Opstellen van de statuten
De statuten zijn de grondwet van uw VZW. Ze moeten verplicht de volgende zaken bevatten conform Art. 2:9 WVV: naam, zetel (gewest), het belangeloos doel, de activiteiten, de wijze van benoeming van bestuurders en de bestemming van het vermogen bij ontbinding.

Stap 3: Neerlegging ter griffie
U moet een dossier indienen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank waar de VZW haar zetel heeft. Dit dossier bevat het formulier I (luik A en B) en de ondertekende statuten. Tegenwoordig kan dit ook elektronisch via de applicatie 'e-griffie', mits u beschikt over een elektronische identiteitskaart.

Stap 4: Bekendmaking in het Belgisch Staatsblad
Na controle door de griffie worden de statuten (of een uittreksel daarvan) gepubliceerd in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Vanaf de dag van neerlegging bezit de vereniging rechtspersoonlijkheid.

Stap 5: Inschrijving in de KBO en UBO-register
Uw VZW krijgt een ondernemingsnummer. Vergeet niet om binnen de maand na oprichting de 'Ultimate Beneficial Owners' (uiteindelijk begunstigden) te registreren in het UBO-register van de FOD Financiën. Het niet naleven van deze verplichting kan leiden tot zware administratieve boetes.

Kosten en Vergoedingen

De oprichting van een VZW is goedkoper dan die van een vennootschap (zoals een BV), omdat er geen startkapitaal vereist is en een notariële akte niet verplicht is (een onderhandse akte volstaat). Toch zijn er vaste kosten:

• Recht van lias (griffiekosten): Voor de neerlegging betaalt u een retributie.
• Bekendmaking Belgisch Staatsblad: De kosten voor publicatie bedragen momenteel ongeveer € 160 tot € 200 (excl. BTW), afhankelijk van of u de aanvraag digitaal of op papier indient.
• Erelonen: Indien u beroep doet op LawBase voor het opstellen van maatwerkstatuten, werken wij met transparante tarieven. Een eerste fysieke consultatie van 30 minuten kost € 50 in een van onze 6 kantoren (Brugge, Antwerpen, Gent, Waasland, Hasselt of Leuven). Een videocall is volledig gratis.

Onthoud dat goedkope modelstatuten van internet vaak duurkoop zijn wanneer er later conflicten ontstaan tussen leden of wanneer de fiscus uw vzw-statuut aanvecht wegens verdoken winstuitkering.

Veelgestelde Vragen