Inschrijving in KBO: verplichtingen

Wanneer u als ondernemer in België start, is de inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) niet louter een administratieve formaliteit, maar een fundamentele wettelijke verplichting. De KBO fungeert als het centrale register waarin alle identificatiegegevens van ondernemingen en hun vestigingseenheden worden verzameld. Bij LawBase zien we dagelijks hoe een foutieve of ontbrekende inschrijving kan leiden tot zware juridische sancties of zelfs de onontvankelijkheid van een rechtsvordering voor de rechtbank. In dit artikel duiken we diep in de nuances van de KBO-wetgeving, geïllustreerd met praktijkvoorbeelden uit onze dossiers.

Wettelijk Kader

De werking van de KBO wordt beheerst door Boek III van het Wetboek van Economisch Recht (WER), voorheen bekend als de KBO-wet. Elke onderneming die in België activiteiten ontplooit, moet zich identificeren. Dit geldt voor natuurlijke personen die een zelfstandige activiteit uitoefenen (eenmanszaken), rechtspersonen (vennootschappen zoals de BV of NV) en verenigingen (VZW's).

Casus: De vergeten nevenactiviteit
Neem het voorbeeld van 'Jan', een IT-consultant met een BV. Jan besluit in bijberoep ook grafisch ontwerp aan te bieden. Hoewel zijn vennootschap al in de KBO staat, vergeet hij de nieuwe NACEBEL-code voor grafische vormgeving toe te voegen. Wanneer een klant weigert te betalen en Jan naar de rechtbank stapt, werpt de tegenpartij op dat de activiteit niet in de KBO staat. Op basis van artikel III.26 WER kan de rechter de vordering onontvankelijk verklaren omdat de activiteit niet overeenstemt met de inschrijving op de datum van de inleidende akte.

De wet stelt dat de gegevens in de KBO accuraat en actueel moeten zijn. Dit omvat niet alleen de maatschappelijke zetel, maar ook de vestigingseenheden, de hoedanigheden (bv. btw-plichtige, werkgever) en de specifieke economische activiteiten.

Praktische Tips

Om juridische valstrikken te vermijden, adviseren de advocaten van LawBase het volgende:

• Controleer uw NACEBEL-codes: Deze codes bepalen uw officieel erkende activiteiten. Zorg dat deze breed genoeg zijn, maar wel de realiteit dekken.
• Vestigingseenheden: Elke fysieke locatie waar u duurzaam activiteiten verricht (magazijn, winkel, kantoor), moet apart geregistreerd worden.
• Mandaatcontrole: Zorg dat de personen die de vennootschap kunnen verbinden (bestuurders) correct zijn gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad en gesynchroniseerd in de KBO.
• Publieke vs. Private gegevens: Bepaalde gegevens zijn publiek zichtbaar op 'Public Search'. Controleer regelmatig wat uw klanten en concurrenten over u zien.

Heeft u twijfels over uw huidige inschrijving? LawBase heeft 6 kantoren in Vlaanderen: Brugge (hoofdkantoor), Antwerpen, Gent, Waasland (Nieuwkerken-Waas), Hasselt en Leuven. U kunt bij ons terecht voor een grondige audit van uw vennootschapsstructuur.

Procedure en Stappen

De inschrijving verloopt via verschillende kanalen, afhankelijk van de ondernemingsvorm. Voor een eenmanszaak verloopt dit rechtstreeks via een erkend ondernemingsloket. Voor vennootschappen gebeurt de eerste stap meestal via de griffie van de ondernemingsrechtbank na neerlegging van de oprichtingsakte.

1. Aanvraag ondernemingsnummer: Dit unieke nummer van 10 cijfers wordt toegekend bij de eerste inschrijving.
2. Activering van hoedanigheden: Na de toekenning moet u hoedanigheden activeren, zoals de btw-identificatie bij de Algemene Administratie van de Fiscaliteit.
3. Bewijsvoering van beroepskennis: Hoewel de algemene beroepskennis in Vlaanderen is afgeschaft, blijven voor bepaalde gereglementeerde beroepen (bv. in de bouw of de zorg) specifieke verplichtingen gelden vooraleer de KBO-inschrijving volledig is.
4. Wijzigingsbeheer: Elke wijziging (verhuis, nieuwe activiteit, stopzetting) moet binnen de maand aan de KBO worden doorgegeven.

Voorbeeld: De verhuis van een advocatenkantoor
Stel dat ons kantoor in Leuven verhuist naar een groter pand. Wij moeten dit niet alleen aan de Orde van Advocaten melden, maar ook de vestigingseenheid in de KBO aanpassen. Doen we dit niet, dan kunnen officiële documenten naar het oude adres gestuurd worden, wat kan leiden tot het verstrijken van beroepstermijnen.

Kosten en Vergoedingen

De kosten voor inschrijving in de KBO zijn wettelijk vastgelegd en worden jaarlijks geïndexeerd. Voor het jaar 2024 bedraagt het recht op inschrijving via een ondernemingsloket ongeveer €105,50 per vestigingseenheid. Wijzigingen in de KBO kosten doorgaans hetzelfde bedrag, tenzij het gaat om gegevens die automatisch worden bijgewerkt via het Belgisch Staatsblad.

Bij LawBase bieden wij transparante tarieven voor juridische begeleiding bij complexe inschrijvingen of betwistingen over NACE-codes. Een videocall is gratis om uw situatie in kaart te brengen, terwijl een fysieke consultatie in een van onze kantoren (Brugge, Antwerpen, Gent, Waasland, Hasselt of Leuven) slechts €50 kost voor 30 minuten.

Let op: het niet naleven van de inschrijvingsplicht kan leiden tot administratieve boetes die variëren van €26 tot €10.000, afhankelijk van de aard van de inbreuk en de herhaling ervan.

Veelgestelde Vragen

Hieronder vindt u de meest prangende vragen die onze cliënten stellen over de KBO-verplichtingen.