Commissaris: wanneer verplicht?

In het complexe landschap van het Belgische ondernemingsrecht vormt de aanstelling van een commissaris een cruciale mijlpaal in de professionalisering en de wettelijke conformiteit van een vennootschap. De rol van de commissaris, die steeds een erkend bedrijfsrevisor moet zijn, overstijgt de loutere cijfermatige controle; het is een wettelijk verankerd mechanisme ter bescherming van aandeelhouders, werknemers en derden. Met de invoering van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) zijn de criteria en verplichtingen omtrent de commissaris verder verfijnd en geharmoniseerd.

Een commissaris is belast met de controle op de financiële toestand, de jaarrekening en de regelmatigheid van de in de jaarrekening weergegeven verrichtingen. In dit artikel ontleden wij de wettelijke criteria die bepalen wanneer uw onderneming verplicht is over te gaan tot deze aanstelling, de procedure die hierbij gevolgd moet worden en de gevolgen van een niet-naleving van deze verplichtingen.

Procedure en Stappen

De aanstelling van een commissaris verloopt volgens een strikt formeel proces dat gewaarborgd wordt door het vennootschapsrecht. Het is essentieel dat deze stappen nauwgezet worden gevolgd om de geldigheid van de aanstelling en de daaropvolgende besluitvorming niet in het gedrang te brengen.

• Selectie van de Bedrijfsrevisor: De commissaris moet verplicht worden gekozen uit de leden van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (IBR). De onafhankelijkheid van de revisor is hierbij het kernbegrip.
• Besluitvorming door de Algemene Vergadering: De benoeming van de commissaris behoort tot de exclusieve bevoegdheid van de algemene vergadering van aandeelhouders. In vennootschappen met een ondernemingsraad moet deze raad voorafgaandelijk een voordracht doen of advies uitbrengen over de kandidatuur.
• Benoemingsduur: Een commissaris wordt aangesteld voor een hernieuwbare termijn van drie jaar. Gedurende deze driejarige cyclus kan de commissaris, behoudens gewichtige redenen, niet zomaar worden afgezet door de vennootschap.
• Bekendmaking: De benoeming moet worden neergelegd in het vennootschapsdossier ter griffie van de ondernemingsrechtbank en worden gepubliceerd in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.

Indien u twijfelt over de correcte procedurele stappen voor uw specifieke vennootschapsvorm, kan LawBase u bijstaan. LawBase heeft 6 kantoren in Vlaanderen: Brugge (hoofdkantoor), Antwerpen, Gent, Waasland (Nieuwkerken-Waas), Hasselt en Leuven. U kunt opteren voor een gratis videocall of een fysieke consultatie van 30 minuten voor slechts €50.

Wettelijk Kader

De fundamenten van de commissarisverplichting zijn terug te vinden in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV), meer specifiek in de artikelen 3:72 tot 3:100. Deze artikelen definiëren welke entiteiten als 'groot' worden beschouwd en bijgevolg onderworpen zijn aan de controle door een commissaris.

De algemene regel stelt dat elke 'grote' vennootschap verplicht is een commissaris aan te stellen. Een vennootschap wordt als groot beschouwd wanneer zij op de balansdatum van het laatst afgesloten boekjaar meer dan één van de volgende criteria overschrijdt:

• Jaargemiddelde van het personeelsbestand: 50 werknemers (fulltime equivalenten).
• Jaaromzet (exclusief btw): € 9.000.000.
• Balanstotaal: € 4.500.000.

Belangrijk om te noteren is dat wanneer een vennootschap gedurende twee opeenvolgende boekjaren meer dan één van deze criteria overschrijdt, de verplichting tot aanstelling ingaat in het daaropvolgende boekjaar. Voor vennootschapsgroepen gelden specifieke consolidatieregels waarbij de cijfers op geconsolideerde basis worden beoordeeld (Art. 3:76 WVV).

Naast de loutere kwantitatieve criteria, zijn bepaalde vennootschappen altijd verplicht een commissaris aan te stellen ongeacht hun grootte, zoals beursgenoteerde vennootschappen of entiteiten met een ondernemingsraad.

Praktische Tips

Het tijdig anticiperen op de groei van uw onderneming is cruciaal. Hier zijn enkele praktische aanbevelingen vanuit onze juridische praktijk:

• Monitoring van grensbedragen: Laat uw accountant periodiek de drie criteria (personeel, omzet, balanstotaal) toetsen. De overstap van een 'kleine' naar een 'grote' vennootschap heeft ingrijpende gevolgen voor uw administratieve last en governance.
• Onafhankelijkheid waarborgen: Zorg ervoor dat de gekozen bedrijfsrevisor geen andere diensten verleent die de onafhankelijkheid in het gedrang kunnen brengen (de zogenaamde 'non-audit services').
• Voorbereiding van de jaarrekening: Een commissaris heeft tijd nodig voor de controle. Zorg dat de ontwerp-jaarrekening tijdig klaar is, aangezien de commissaris zijn verslag uiterlijk 15 dagen voor de algemene vergadering ter beschikking moet stellen van de aandeelhouders.
• Documentatie: Houd een gedetailleerd verslag bij van de beraadslagingen van de algemene vergadering omtrent de benoeming en de bezoldiging.

Kosten en Vergoedingen

De bezoldiging van de commissaris bestaat uit een vast bedrag dat wordt vastgesteld bij de aanvang van het mandaat voor de volledige duur van drie jaar. Dit bedrag mag niet afhankelijk zijn van de resultaten van de vennootschap of van andere prestaties.

De vergoeding wordt bepaald op basis van het aantal uren dat nodig wordt geacht voor een grondige controle van de specifieke vennootschap. Factoren die de prijs beïnvloeden zijn de complexiteit van de activiteiten, de kwaliteit van de interne controle en de omvang van de internationale vertakkingen. Naast de honoraria van de commissaris moet de onderneming ook rekening houden met de publicatiekosten in het Belgisch Staatsblad en eventuele juridische ondersteuning bij de benoemingsprocedure.

Het niet aanstellen van een commissaris terwijl dit wettelijk verplicht is, kan leiden tot de nietigheid van de beslissing tot vaststelling van de jaarrekening en kan de bestuurdersaansprakelijkheid in het gedrang brengen.

Veelgestelde Vragen

• Is een commissaris verplicht voor een kleine vennootschap? In de regel niet, tenzij de vennootschap deel uitmaakt van een groep die geconsolideerd moet worden of indien er een ondernemingsraad is opgericht.
• Wat als we vergeten een commissaris aan te stellen? Dit is een inbreuk op het WVV. De jaarrekening kan niet rechtsgeldig worden goedgekeurd en bestuurders riskeren strafrechtelijke boetes en burgerlijke aansprakelijkheid.
• Kan een boekhouder ook commissaris zijn? Nee, een commissaris moet een door het IBR erkende bedrijfsrevisor zijn. Uw externe boekhouder mag deze functie niet cumuleren bij dezelfde cliënt wegens de onafhankelijkheidsregels.
• Hoe lang duurt een mandaat? Een mandaat duurt wettelijk altijd drie jaar. Het kan niet voor een kortere periode worden verleend.
• Wat is de rol van de ondernemingsraad bij de benoeming? De ondernemingsraad heeft een verzwaard adviesrecht. Indien de raad niet unaniem akkoord gaat met de voordracht, gelden specifieke bemiddelingsprocedures.