Aanmaning opstellen: tips

Een efficiënt debiteurenbeheer vormt de ruggengraat van elke gezonde onderneming. Wanneer een cliënt nalaat een factuur binnen de overeengekomen termijn te voldoen, is het essentieel om kordaat doch juridisch correct op te treden. Het opstellen van een formele aanmaning is hierbij de eerste cruciale stap in de buitengerechtelijke invorderingsfase. In dit artikel analyseren onze advocaten de juridische nuances en de formele vereisten van een aanmaningsbrief onder het Belgisch recht, teneinde uw rechten als schuldeiser maximaal te vrijwaren.

Procedure en Stappen

Het proces van invordering begint idealiter met een informele herinnering. Indien deze geen resultaat oplevert, dient men over te gaan tot de formele fase. De eerste stap is het verifiëren van de vervaldatum van de factuur en het controleren van de algemene voorwaarden die op de overeenkomst van toepassing zijn. Een goed gestructureerde aanmaningsprocedure volgt doorgaans dit traject:

• De minnelijke herinnering: Een eerste schrijven (vaak via e-mail) waarin de schuldenaar op een beleefde wijze wordt gewezen op de openstaande schuld.
• De formele ingebrekestelling: Indien betaling uitblijft, volgt de officiële aanmaning. Dit document moet ondubbelzinnig de wil van de schuldeiser uitdrukken om de betaling te verkrijgen en de schuldenaar formeel in gebreke stellen.
• De aangetekende verzending: Hoewel een gewone brief of e-mail juridisch bewijs kan leveren, verdient een aangetekende zending met ontvangstbewijs de voorkeur. Dit creëert een onweerlegbaar bewijs van de datum van verzending en ontvangst, wat essentieel is voor de berekening van de verwijlinteresten.
• De laatste verwittiging: Vooraleer over te gaan tot gerechtelijke stappen of de IOS-procedure (Invordering van Onbetwiste Schuldvorderingen), kan een laatste sommatie worden gestuurd door een advocaat van LawBase om de ernst van de zaak te benadrukken.

Het is van groot belang dat u consistent bent in uw opvolging. LawBase ondersteunt ondernemingen bij het automatiseren en juridisch valideren van dit proces via onze kantoren in Brugge, Antwerpen, Gent, Waasland, Hasselt en Leuven.

Wettelijk Kader

De juridische basis voor de aanmaning en de gevolgen van wanbetaling vinden we terug in het Burgerlijk Wetboek (BW) en het Wetboek van Economisch Recht (WER). Sinds de recente hervormingen in het consumentenrecht (boek XIX WER) zijn de regels voor aanmaningen aan consumenten (B2C) aanzienlijk verstrengd.

In een B2B-context (Business-to-Business) geldt de Wet betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties van 2 augustus 2002. Hierbij worden verwijlinteresten van rechtswege verschuldigd vanaf de dag volgend op de vervaldatum, tenzij anders overeengekomen. De wettelijke interestvoet voor handelstransacties is aanzienlijk hoger dan de civiele interestvoet.

In een B2C-context (Business-to-Consumer) is de eerste herinnering verplicht kosteloos. De consument moet een termijn van minstens 14 kalenderdagen krijgen om te betalen alvorens er nalatigheidsintresten of schadevergoedingen mogen worden aangerekend. De bedragen die als schadebeding kunnen worden gevorderd, zijn bij wet geplafonneerd op basis van de hoofdsom van de factuur. Een aanmaning die niet voldoet aan deze dwingende bepalingen van het WER is nietig.

Praktische Tips

Bij het opstellen van een aanmaning dient u nauwgezet te werk te gaan. Een gebrekkige aanmaning kan leiden tot rechtsverlies of vertraging in de invordering. Hier zijn enkele essentiële tips van onze specialisten:

• Duidelijke identificatie: Vermeld expliciet het factuurnummer, de factuurdatum en de exacte vervaldatum.
• Specificatie van het bedrag: Maak een duidelijk onderscheid tussen de hoofdsom, de reeds vervallen interesten en het forfaitaire schadebeding conform uw algemene voorwaarden.
• Betalingstermijn: Geef een concrete en redelijke termijn (bijvoorbeeld 8 of 15 dagen) waarbinnen de betaling moet plaatsvinden.
• Referentie naar Algemene Voorwaarden: Verwijs naar de specifieke artikelen in uw algemene voorwaarden die de sancties bij laattijdige betaling regelen.
• Bankgegevens: Vermeld duidelijk het IBAN-nummer en de BIC-code, samen met de gevraagde mededeling voor de overschrijving.
• Aankondiging van verdere stappen: Vermeld expliciet dat bij gebreke aan tijdige betaling de vordering uit handen zal worden gegeven aan een advocaat of dat er een procedure voor de rechtbank zal worden ingeleid.

Wilt u zeker zijn dat uw aanmaning juridisch sluitend is? Gebruik onze gespecialiseerde tool: Tool Factuur Invordering.

Kosten en Vergoedingen

De kosten verbonden aan het opstellen van een aanmaning kunnen vaak worden gerecupereerd op de schuldenaar, mits de juiste contractuele bepalingen aanwezig zijn. In B2B-relaties heeft de schuldeiser recht op een forfaitaire vergoeding van 40 euro voor de eigen invorderingskosten, bovenop de interesten.

Indien u een advocaat inschakelt, kan de rechtsplegingsvergoeding (RPV) een deel van de honoraria dekken wanneer de zaak voor de rechtbank komt. Bij LawBase streven we echter steeds naar een minnelijke oplossing om de kosten voor beide partijen te beperken. Een eerste fysieke consultatie van 30 minuten op een van onze locaties (Brugge, Antwerpen, Gent, Waasland, Hasselt, Leuven) kost slechts €50, terwijl een videocall volledig gratis is voor een eerste oriëntatie.

Veelgestelde Vragen

Hieronder vindt u antwoorden op de meest prangende vragen omtrent het aanmanen van facturen.