Alarmbelprocedure: wanneer toepassen?

In het Belgische ondernemingslandschap vormt de alarmbelprocedure een cruciaal instrument voor de bescherming van zowel de vennootschap als haar schuldeisers. Wanneer een vennootschap geconfronteerd wordt met aanzienlijke verliezen die de continuïteit in het gedrang brengen, verplicht het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) het bestuursorgaan om op te treden. Deze procedure is niet louter een formaliteit, maar een dwingende wettelijke verplichting die bij niet-naleving kan leiden tot ernstige bestuurdersaansprakelijkheid. In dit artikel analyseren wij de juridische contouren, de drempelwaarden en de procedurele verplichtingen die gepaard gaan met de alarmbelprocedure.

Procedure en Stappen

De alarmbelprocedure verloopt volgens een strikt wettelijk sjabloon dat erop gericht is de algemene vergadering van aandeelhouders tijdig te informeren en hen te laten beslissen over de toekomst van de vennootschap. De procedure kan worden onderverdeeld in de volgende fasen:

• Vaststelling van het verlies: Het bestuursorgaan stelt vast dat het netto-actief is gedaald onder de wettelijke drempels. Deze vaststelling gebeurt meestal naar aanleiding van de jaarrekening, maar kan ook op elk ander moment gedurende het boekjaar plaatsvinden wanneer feiten wijzen op een substantiële vermogensdaling.
• Opstellen van het bijzonder verslag: Het bestuur is verplicht een bijzonder verslag op te stellen. Hierin moeten zij de financiële toestand toelichten en voorstellen formuleren voor het herstel van de liquiditeit en solvabiliteit, dan wel de ontbinding van de vennootschap voorstellen. Indien de voortzetting van de activiteiten wordt voorgesteld, moet het verslag expliciet de maatregelen vermelden die hiertoe zullen worden genomen.
• Bijeenroeping van de Algemene Vergadering: De algemene vergadering moet worden bijeengeroepen binnen de twee maanden na de vaststelling van de precaire financiële toestand (of de datum waarop deze had moeten worden vastgesteld).
• Beraadslaging en Besluitvorming: Tijdens de algemene vergadering beslissen de aandeelhouders over de voorgestelde maatregelen. Er is een specifieke aanwezigheid- en meerderheidsvereiste van kracht, afhankelijk van de aard van de beslissing (bijvoorbeeld een statutenwijziging of ontbinding).

Bij LawBase adviseren wij bestuurders om deze termijnen nauwgezet te respecteren. Onze advocaten in Brugge, Antwerpen, Gent, Waasland, Hasselt en Leuven staan klaar om u te begeleiden bij het opstellen van de noodzakelijke verslaggeving.

Wettelijk Kader

Het wettelijk kader van de alarmbelprocedure is vervat in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, waarbij een onderscheid moet worden gemaakt tussen de Besloten Vennootschap (BV) en de Naamloze Vennootschap (NV).

De Besloten Vennootschap (BV): Art. 5:153 WVV
Sinds de hervorming van het vennootschapsrecht in 2019 is het kapitaalbegrip in de BV verdwenen. De alarmbelprocedure wordt hier geactiveerd op basis van twee tests:

• De netto-actieftest: Wanneer het netto-actief negatief dreigt te worden of negatief is geworden.
• De liquiditeitstest: Wanneer het bestuursorgaan vaststelt dat het niet langer zeker is dat de vennootschap, volgens redelijkerwijze te verwachten ontwikkelingen, haar schulden zal kunnen betalen naarmate deze opeisbaar worden over een periode van minstens twaalf maanden.

De Naamloze Vennootschap (NV): Art. 7:228 WVV
In de NV blijft het kapitaalbegrip centraal staan. De alarmbel gaat af wanneer het netto-actief is gedaald tot minder dan de helft van het maatschappelijk kapitaal. Een tweede drempel wordt bereikt wanneer het netto-actief daalt onder een kwart van het kapitaal. In dat laatste geval kan de ontbinding van de vennootschap worden uitgesproken door de algemene vergadering met slechts een kwart van de uitgebrachte stemmen.

Praktische Tips

Om juridische complicaties te vermijden, raden wij de volgende acties aan:

• Proactieve monitoring: Wacht niet op de jaarlijkse afsluiting. Gebruik tussentijdse balansen en cashflow-prognoses om de financiële gezondheid te bewaken.
• Objectiviteit in het verslag: Wees in het bijzonder verslag realistisch over de herstelmaatregelen. Vage beloftes over "toekomstige marktomstandigheden" volstaan niet als verantwoording voor het voortzetten van een verlieslatende activiteit.
• Documentatie: Houd een gedetailleerd register bij van de beraadslagingen van het bestuursorgaan. Dit dient als bewijslast bij eventuele latere aansprakelijkheidsclaims.
• Tijdige consultatie: Schakel tijdig juridische en financiële expertise in. De kosten van een preventief advies wegen niet op tegen de risico's van bestuurdersaansprakelijkheid.

Wilt u zeker zijn van uw stuk? LawBase biedt ondersteuning in heel Vlaanderen. Een videocall is gratis, terwijl een fysieke consultatie in een van onze kantoren (Brugge, Antwerpen, Gent, Waasland, Hasselt of Leuven) slechts €50 kost voor 30 minuten.

Kosten en Vergoedingen

De kosten verbonden aan de alarmbelprocedure zijn divers. Enerzijds zijn er de interne kosten voor de opmaak van de verslagen en de organisatie van de algemene vergadering. Anderzijds zijn er externe kosten voor de bijstand door een accountant, revisor of gespecialiseerd advocaat.

Indien de procedure leidt tot een kapitaalverhoging of een wijziging van de statuten, moeten ook notariskosten en publicatiekosten in het Belgisch Staatsblad in rekening worden gebracht. Het niet-tijdig opstarten van de procedure kan echter leiden tot een veel grotere kost: de persoonlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid van de bestuurders voor de schade geleden door derden. In dat geval kunnen de bedragen die van de bestuurders worden gevorderd, het volledige passief van het faillissement beslaan.

Veelgestelde Vragen

Hieronder vindt u een overzicht van de meest gestelde vragen omtrent de alarmbelprocedure binnen het Belgische ondernemingsrecht.