Inzagerecht in je persoonsgegevens

In een tijdperk waarin data het nieuwe goud is, wordt de bescherming van onze persoonlijke levenssfeer steeds belangrijker. Of het nu gaat om marketingprofielen bij webshops, medische dossiers bij de arts of personeelsdossiers bij de werkgever: overal laten we digitale sporen na. Maar wie heeft precies welke gegevens over u? En hoe kunt u controleren of deze informatie wel correct is? Het recht op inzage is een van de fundamentele pijlers van de Europese privacywetgeving. Het stelt u als burger in staat om de controle over uw digitale identiteit terug te nemen. In dit artikel leggen de experts van LawBase haarfijn uit hoe u uw inzagerecht effectief kunt uitoefenen volgens de Belgische en Europese wetgeving.

Wettelijk Kader

De basis voor het inzagerecht ligt verankerd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), beter bekend onder de Engelse afkorting GDPR (General Data Protection Regulation). Specifiek GDPR Art. 15 vormt de juridische hoeksteen van dit recht.

Volgens dit artikel heeft iedere betrokkene (de persoon op wie de gegevens betrekking hebben) het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het feit of er al dan niet persoonsgegevens worden verwerkt. Wanneer dit het geval is, heeft de betrokkene recht op toegang tot die gegevens en op de volgende informatie:

• De verwerkingsdoeleinden (waarom worden de gegevens verzameld?);
• De betrokken categorieën van persoonsgegevens (welke soort data?);
• De ontvangers aan wie de gegevens zijn of zullen worden verstrekt;
• De periode gedurende welke de gegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen;
• Het bestaan van het recht op rectificatie, wissing of beperking van de verwerking;
• Het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

In België wordt de GDPR aangevuld door de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Deze nationale wetgeving regelt onder meer de specifieke uitzonderingen voor politie- en inlichtingendiensten, waarbij het inzagerecht soms indirect verloopt via de GBA.

Procedure en Stappen

Het uitoefenen van uw inzagerecht hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar het is essentieel om de juiste procedure te volgen om een geldig antwoord te garanderen. LawBase adviseert de volgende stappen:

Stap 1: Identificatie van de verwerkingsverantwoordelijke. Stel vast welk bedrijf of welke instantie uw gegevens beheert. Dit kan een bank, een ziekenhuis, een overheidsinstantie of een commercieel bedrijf zijn.

Stap 2: Het verzoek indienen. Hoewel een verzoek mondeling kan, raden wij bij LawBase altijd aan om dit schriftelijk te doen (via e-mail of aangetekende brief). Zo bouwt u een bewijslast op. Vermeld duidelijk dat u zich beroept op Artikel 15 van de GDPR.

Stap 3: Identiteitscontrole. De organisatie heeft het recht (en vaak de plicht) om te controleren of u wel bent wie u zegt dat u bent. Zij kunnen een kopie van uw identiteitskaart vragen. Let op: u mag uw pasfoto en rijksregisternummer afschermen als dit niet strikt noodzakelijk is voor de verificatie.

Stap 4: De wachtperiode. De organisatie moet in principe binnen de maand reageren op uw verzoek. Bij complexe verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, maar u moet hiervan binnen de eerste maand op de hoogte worden gesteld.

Stap 5: Ontvangst en controle. U heeft recht op een gratis kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt. Controleer of de lijst volledig is en of de informatie over de verwerkingsdoeleinden en bewaartermijnen is bijgevoegd.

Praktische Tips

Om uw kans op een succesvol en vlot inzagerecht-verzoek te vergroten, hebben onze advocaten de volgende praktische tips geformuleerd:

• Wees specifiek: In plaats van een algemeen verzoek zoals "geef me alles", kunt u vragen naar specifieke periodes of types gegevens (bijvoorbeeld: "alle e-mailcorrespondentie tussen januari 2023 en december 2023").
• Gebruik officiële kanalen: Veel grote bedrijven hebben een Data Protection Officer (DPO) of een specifiek privacy-e-mailadres (bijv. privacy@bedrijf.be). Gebruik deze kanalen voor een snellere afhandeling.
• Bewaar kopieën: Houd een kopie bij van uw verzonden verzoek en eventuele ontvangstbewijzen. Dit is cruciaal mocht u later een klacht willen indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
• Reageer op weigeringen: Een organisatie mag een verzoek alleen weigeren als het "kennelijk ongegrond of buitensporig" is. Vraag bij een weigering altijd om een uitgebreide juridische motivering.

Mocht u vastlopen in de communicatie met een organisatie, dan kan juridische bijstand het verschil maken. LawBase heeft 6 kantoren in Vlaanderen waar specialisten u kunnen ondersteunen: Brugge (hoofdkantoor), Antwerpen, Gent, Waasland (Nieuwkerken-Waas), Hasselt en Leuven. Een videocall is gratis, terwijl een fysieke consultatie van 30 minuten slechts €50 kost.

Kosten en Vergoedingen

Een van de belangrijkste principes van de GDPR is dat het recht op inzage kosteloos is. De verwerkingsverantwoordelijke mag u geen administratieve kosten aanrekenen voor het verstrekken van de eerste kopie van uw gegevens.

Er zijn echter twee uitzonderingen op deze regel:

1. Bijkomende kopieën: Als u na de eerste kopie om extra exemplaren vraagt, mag de organisatie een redelijke vergoeding aanrekenen op basis van de administratieve kosten.
2. Onredelijke verzoeken: Wanneer verzoeken manifest ongegrond zijn of een repetitief karakter hebben (bijvoorbeeld elke week hetzelfde verzoek indienen), kan de organisatie ofwel een vergoeding vragen, ofwel weigeren gevolg te geven aan het verzoek. De bewijslast hiervoor ligt volledig bij de organisatie.

Wat betreft schadevergoeding: indien uw inzagerecht wordt geschonden en u hierdoor materiële of immateriële schade lijdt, kunt u via de rechtbank een schadevergoeding eisen. Dit vereist echter een grondige juridische analyse van de geleden schade en het causale verband met de privacy-inbreuk.

Veelgestelde Vragen