Ecocheques: voorwaarden en bedrag

Heeft u recht op ecocheques, of overweegt u als werkgever om dit fiscaal gunstige voordeel toe te kennen aan uw personeel? Ecocheques zijn in België een populair instrument geworden om de koopkracht van werknemers te verhogen en tegelijkertijd milieuvriendelijke consumptie te stimuleren. Hoewel het op het eerste gezicht een eenvoudig extraatje lijkt, is de toekenning ervan onderworpen aan strikte juridische spelregels. Bij LawBase krijgen we regelmatig vragen over de precieze voorwaarden, de berekening van de bedragen en wat er gebeurt als een contract ten einde loopt.

In dit artikel gidsen wij u door het kluwen van de Belgische wetgeving rond ecocheques. Of u nu werkzaam bent in Antwerpen, Gent of Leuven, de regels zijn voor iedereen gelijk, maar de praktische invulling kan verschillen per sector. Laten we samen kijken hoe u het maximale uit dit voordeel haalt zonder in juridische valstrikken te trappen.

Kosten en Vergoedingen

Het grote voordeel van ecocheques is de fiscale behandeling. Voor de werkgever zijn ze (onder bepaalde voorwaarden) vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en voor de werknemer zijn ze niet belastbaar als loon. Dit maakt ze een stuk goedkoper dan een gewone loonsverhoging.

Het maximale bedrag: Het totale bedrag aan ecocheques dat een werkgever per jaar aan een werknemer mag toekennen, bedraagt 250 euro. Dit bedrag is gekoppeld aan een volledige referentieperiode (meestal 12 maanden) en een voltijdse tewerkstelling. Werkt u deeltijds? Dan wordt het bedrag doorgaans pro rata berekend, tenzij uw sectorale cao anders bepaalt.

De nominale waarde: Een individuele ecocheque mag een maximale nominale waarde hebben van 10 euro. In de praktijk worden ze bijna uitsluitend elektronisch uitgegeven, wat de administratieve last voor zowel u als uw werkgever beperkt. De kosten voor de kaart (bij de eerste uitgifte of bij verlies) worden vaak door de werkgever gedragen, maar ook hier kunnen specifieke afspraken over bestaan in het arbeidsreglement.

Geldigheidsduur: Vergeet niet dat ecocheques een beperkte houdbaarheid hebben. Ze zijn 24 maanden geldig vanaf het moment dat ze op de kaart worden geplaatst. Het is dus belangrijk om ze tijdig uit te geven aan die nieuwe energiezuinige koelkast of die duurzame fietsreparatie.

Procedure en Stappen

Hoe komt de toekenning van ecocheques nu precies tot stand? Dit gebeurt niet zomaar met een mondelinge belofte; er moet een juridische basis zijn.

• Stap 1: De rechtsgrond bepalen. De toekenning moet geregeld zijn in een collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) op sectoraal niveau of op bedrijfsniveau. Is er geen vakbondsafvaardiging? Dan kan het via een individuele schriftelijke overeenkomst tussen werkgever en werknemer.
• Stap 2: De referentieperiode vastleggen. Meestal loopt deze van 1 juni tot en met 31 mei van het volgende jaar. In deze periode wordt gekeken naar het aantal gewerkte dagen en gelijkgestelde dagen (zoals vakantie of ziekte).
• Stap 3: De berekening en bestelling. De werkgever berekent het recht op basis van de effectieve prestaties. Vervolgens worden de cheques besteld bij een erkende uitgever zoals Sodexo (Pluxee), Edenred of Monizze.
• Stap 4: De effectieve toekenning. De cheques worden doorgaans één keer per jaar uitgekeerd, vaak in de maand juni, al kan hiervan worden afgeweken mits de juiste procedures worden gevolgd.

Bij betwistingen over de berekening of wanneer u meent dat u onterecht geen cheques heeft ontvangen, raden we aan om juridisch advies in te winnen. Bij LawBase staan onze advocaten in Brugge, Antwerpen, Gent, Waasland, Hasselt en Leuven klaar om uw dossier te screenen. Een eerste videocall is bij ons altijd gratis, en voor een fysieke consultatie van 30 minuten betaalt u slechts €50.

Wettelijk Kader

De hoeksteen van de wetgeving rond ecocheques is de Collectieve Arbeidsovereenkomst (CAO) nr. 98. Deze CAO, afgesloten in de Nationale Arbeidsraad, legt de minimale voorwaarden vast waaraan voldaan moet worden om de cheques te laten genieten van de vrijstelling van RSZ-bijdragen.

Belangrijke voorwaarden uit CAO 98 zijn onder meer:

• De ecocheques mogen niet worden toegekend ter vervanging of omzetting van loon, premies of andere voordelen (het 'anti-vervangen'-principe).
• De toekenning moet schriftelijk worden vastgelegd.
• De lijst van producten en diensten die met ecocheques kunnen worden gekocht, is strikt gelimiteerd en wordt regelmatig geüpdatet door de overheid.

Naast CAO 98 spelen ook de sectorale CAO's een cruciale rol. In veel sectoren (zoals de bouw of de handel) zijn ecocheques verplicht gesteld voor alle werkgevers die onder dat specifiek paritair comité vallen. Het is dus essentieel om te weten onder welk paritair comité uw onderneming valt om uw rechten en plichten correct in te schatten.

Praktische Tips

Bent u werkgever of werknemer? Houd dan rekening met deze praktische aandachtspunten:

• Voor werknemers: Gebruik uw ecocheques voor grote aankopen zoals grote huishoudtoestellen met een gunstig energielabel, maar wist u dat u ze ook kunt gebruiken voor treintickets (NMBS), planten voor de tuin, of zelfs tweedehandsspullen?
• Voor werkgevers: Zorg dat de toekenning van ecocheques duidelijk vermeld staat op de loonbrief. Dit is een administratieve verplichting om aan te tonen dat de cheques correct zijn toegekend volgens de regels van de sociale zekerheid.
• Einde arbeidsovereenkomst: Bij ontslag of vrijwillig vertrek heeft de werknemer recht op de ecocheques die hij tijdens de lopende referentieperiode heeft opgebouwd. Vergeet dit niet op te nemen in de eindafrekening.
• Controleer de vervaldatum: Sinds kort is het mogelijk om vervallen cheques binnen de drie maanden eenmalig te laten reactiveren (vaak tegen een kleine administratieve kost).

Heeft u nood aan een waterdichte clausule voor uw arbeidsreglement of een controle van uw sectorale verplichtingen? LawBase heeft 6 kantoren verspreid over Vlaanderen: Brugge (ons hoofdkantoor), Antwerpen, Gent, Waasland (Nieuwkerken-Waas), Hasselt en Leuven. Wij helpen u graag verder met concreet advies op maat van uw situatie.

Veelgestelde Vragen