UBO-register: wie moet registreren?

Heeft u onlangs een brief van de FOD Financiën ontvangen of bent u net een eigen zaak gestart? Dan bent u ongetwijfeld de term 'UBO-register' tegengekomen. Hoewel het klinkt als een technisch administratief detail, is het in werkelijkheid een cruciale verplichting voor bijna elke Belgische rechtspersoon. Het niet naleven van deze regels kan leiden tot aanzienlijke administratieve boetes die kunnen oplopen tot 50.000 euro. Bij LawBase begrijpen we dat dit soort administratieve rompslomp u als ondernemer kan afleiden van uw kernactiviteiten. Daarom leggen we u in dit artikel haarfijn uit wie zich moet registreren, waarom dit moet gebeuren en waar u op moet letten om volledig in regel te zijn met de Belgische wetgeving.

Kosten en Vergoedingen

Het goede nieuws is dat de registratie in het UBO-register op zich volledig gratis is. U hoeft geen retributie te betalen aan de Federale Overheidsdienst Financiën om de gegevens van uw uiteindelijke begunstigden in te voeren via het MyMinfin-portaal. Dit betekent echter niet dat er geen kosten verbonden kunnen zijn aan het proces.

De werkelijke kosten zitten vaak in de voorbereiding en het juridisch advies. Voor complexe vennootschapsstructuren met verschillende holdings, buitenlandse vertakkingen of stemrechtregelingen, is het identificeren van de juiste 'uiteindelijke begunstigde' niet altijd eenvoudig. In dergelijke gevallen doen ondernemers vaak een beroep op een gespecialiseerde advocaat of accountant. Bij LawBase hanteren we transparante tarieven: een eerste fysieke consultatie van 30 minuten kost slechts €50, en een videocall is zelfs volledig gratis. Dit stelt u in staat om zonder grote financiële drempels na te gaan of uw registratie correct is uitgevoerd.

Daarnaast moet u rekening houden met de 'kosten van niet-naleving'. Indien u de gegevens niet, onvolledig of te laat doorgeeft, kan de administratie administratieve boetes opleggen. Deze boetes variëren van €250 tot €50.000 per overtreding. Bovendien kunnen bestuurders persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor het niet nakomen van deze wettelijke verplichting.

Procedure en Stappen

Het registeren in het UBO-register verloopt volledig digitaal. Hieronder vindt u het stappenplan dat u moet volgen om uw onderneming in regel te stellen:

• Stap 1: Identificatie van de UBO's. U moet bepalen wie de 'Ultimate Beneficial Owners' zijn. In de meeste gevallen zijn dit de natuurlijke personen die meer dan 25% van de aandelen of stemrechten bezitten.
• Stap 2: Verzamelen van bewijsstukken. Sinds 2021 is het verplicht om bewijsstukken toe te voegen die aantonen dat de informatie die u verstrekt correct is. Denk aan een kopie van het aandelenregister, de statuten of een aandeelhoudersovereenkomst.
• Stap 3: Toegang tot MyMinfin. De wettelijke vertegenwoordiger van de vennootschap (of een gevolmachtigde) logt in op het portaal van de FOD Financiën via eID of de ITSME-app.
• Stap 4: Invoer van de gegevens. Voor elke begunstigde vult u de naam, geboortedatum, nationaliteit, het volledige adres en het rijksregisternummer (of buitenlands identificatienummer) in. Ook de categorie van begunstigde en de omvang van het belang (percentage) moeten worden vermeld.
• Stap 5: Jaarlijkse bevestiging. Vergeet niet dat u de gegevens minstens één keer per jaar moet bevestigen, zelfs als er niets is gewijzigd. Elke wijziging in de structuur van uw onderneming moet bovendien binnen de maand worden geregistreerd.

Lijkt dit proces u te complex? LawBase heeft 6 kantoren verspreid over Vlaanderen: Brugge (hoofdkantoor), Antwerpen, Gent, Waasland (Nieuwkerken-Waas), Hasselt en Leuven. Onze experts in ondernemingsrecht staan klaar om u te begeleiden bij elke stap.

Wettelijk Kader

De verplichting rond het UBO-register vindt zijn oorsprong in de Europese anti-witwasrichtlijnen (AMLD4 en AMLD5). In België is dit omgezet via de Witwaspreventiewet van 18 september 2017 en het Koninklijk Besluit van 30 juli 2018 betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register.

Het doel van de Wet UBO-register is het creëren van transparantie. Door in kaart te brengen wie de werkelijke touwtjes in handen heeft bij vennootschappen, vzw's en stichtingen, wil de overheid witwaspraktijken, de financiering van terrorisme en fiscale fraude bemoeilijken. Het register is in principe toegankelijk voor bevoegde autoriteiten (zoals de fiscus en de politie) en onder bepaalde voorwaarden ook voor het grote publiek (hoewel de toegang voor burgers recentelijk door het Europees Hof van Justitie aan striktere regels is gebonden vanwege privacyoverwegingen).

De wet maakt een onderscheid tussen drie categorieën van entiteiten die zich moeten registreren: vennootschappen, (i)vzw's en stichtingen, en trusts of soortgelijke juridische constructies. Voor elke categorie gelden specifieke criteria om te bepalen wie als uiteindelijke begunstigde wordt beschouwd.

Praktische Tips

Om te vermijden dat u in de problemen komt met de administratie, geven we u graag enkele praktische tips mee:

• Houd uw aandelenregister up-to-date: De informatie in het UBO-register moet overeenstemmen met uw intern aandelenregister. Bij een controle is dit het eerste wat men zal vergelijken.
• Check de vervaldatum: De jaarlijkse bevestiging wordt vaak vergeten. Zet een herinnering in uw agenda, exact één jaar na uw laatste wijziging of bevestiging.
• Documenteer de 'Senior Managing Officials': Als er geen enkele persoon is die meer dan 25% van de aandelen bezit, moeten de leden van het hoger leidinggevend personeel (zoals de gedelegeerd bestuurder) worden geregistreerd als UBO.
• Bewijsstukken in PDF: Zorg dat u scans van de identiteitskaarten van buitenlandse begunstigden en relevante uittreksels van buitenlandse registers bij de hand heeft in PDF-formaat voor de upload.
• Vraag tijdig advies: Bij twijfel over de kwalificatie van een begunstigde (bijvoorbeeld bij vruchtgebruik of onverdeeldheid) is het beter om vooraf juridisch advies in te winnen dan achteraf een boete te moeten aanvechten.

Veelgestelde Vragen

Hieronder vindt u de antwoorden op de meest gestelde vragen over het UBO-register in België.