Arbeidsreglement: verplichtingen werkgever

Bent u net gestart als ondernemer of heeft u al jarenlang personeel in dienst? Dan weet u dat een goede verstandhouding op de werkvloer goud waard is. Maar wat als er discussie ontstaat over vakantiedagen, een laattijdige aankomst of het gebruik van sociale media tijdens de werkuren? Dat is waar het arbeidsreglement in beeld komt. In België is dit document niet zomaar een optionele extra; het is een wettelijke verplichting zodra u uw eerste werknemer aanwerft. Bij LawBase merken we vaak dat werkgevers dit zien als een administratieve last, maar wij bekijken het liever als uw belangrijkste instrument voor een vlot personeelsbeheer.

In dit artikel gidsen we u door de complexe wereld van de Wet Arbeidsreglement. We leggen uit wat er absoluut in moet staan, hoe u de procedure voor wijzigingen aanpakt en geven u praktische tips om van uw arbeidsreglement een bruikbaar document te maken in plaats van een stoffige map in de kast. Of u nu langskomt in ons hoofdkantoor in Brugge, of liever een afspraak maakt in Antwerpen, Gent, Waasland, Hasselt of Leuven: onze advocaten staan klaar om u te ondersteunen.

Kosten en Vergoedingen

Wanneer we spreken over de kosten verbonden aan het arbeidsreglement, moeten we een onderscheid maken tussen de opstartkosten en de potentiële kosten bij niet-naleving. Het opstellen van een reglement op maat brengt een investering met zich mee in de vorm van juridisch advies. Hoewel er online sjablonen circuleren, waarschuwen wij onze cliënten altijd voor de risico's van copy-paste werk. Een reglement dat niet is aangepast aan uw specifieke sector of bedrijfscultuur, kan u later duur te staan komen bij arbeidsrechtelijke geschillen.

Daarnaast zijn er de vergoedingen die u in het reglement zelf kunt vastleggen. Denk hierbij aan:

• Tuchtsancties en boetes: U mag in het reglement geldboetes voorzien voor bepaalde inbreuken (zoals herhaaldelijk te laat komen), maar let op: de wet stelt hier strikte grenzen aan. Een boete mag nooit meer bedragen dan een vijfde van het daggeld en moet aangewend worden voor het welzijn van de werknemers.
• Onkostenvergoedingen: Het arbeidsreglement is de ideale plek om afspraken te maken over de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever, zoals kilometervergoedingen of thuiswerkvergoedingen.
• Vakantiegeld en premies: Hoewel de basisregels federaal zijn vastgelegd, kan het reglement verduidelijken wanneer bepaalde bedrijfsspecifieke premies worden uitbetaald.

Het niet beschikken over een (correct) arbeidsreglement kan leiden tot administratieve boetes van de sociale inspectie. Deze kosten wegen niet op tegen de investering in een degelijk juridisch document. Bij LawBase bieden we een gratis videocall aan om uw situatie te bespreken, of u kunt voor slechts €50 een fysieke consultatie van 30 minuten boeken in een van onze 6 kantoren.

Procedure en Stappen

Het invoeren of wijzigen van een arbeidsreglement volgt een strikt wettelijk pad. U kunt niet zomaar eenzijdig beslissen om nieuwe regels op te leggen zonder de procedure te respecteren. De stappen verschillen naargelang u een ondernemingsraad heeft of niet.

Stap 1: Het ontwerp opstellen. U bereidt een tekst voor die alle verplichte vermeldingen bevat. Bij LawBase helpen we u graag om deze tekst juridisch sluitend én begrijpelijk te formuleren.

Stap 2: Overleg of aanplakking. Is er een ondernemingsraad? Dan moet deze de tekst goedkeuren. Is er geen ondernemingsraad? Dan moet u het ontwerp gedurende 15 dagen aanplakken op een zichtbare plaats in het bedrijf. Werknemers kunnen in deze periode hun opmerkingen noteren in een register of rechtstreeks aan de sociale inspectie bezorgen.

Stap 3: Definitieve versie en registratie. Indien er geen opmerkingen zijn, wordt het reglement na de wachtperiode van kracht. U moet dan binnen de 8 dagen een afschrift bezorgen aan de externe dienst Toezicht op de Sociale Wetten (dit kan tegenwoordig eenvoudig online via de portaalsite van de sociale zekerheid).

Stap 4: Overhandiging aan de werknemer. Elke werknemer moet een exemplaar van het reglement ontvangen. Laat hen altijd een ontvangstbewijs tekenen voor 'ontvangst en kennisname'. Dit is cruciaal als u later een sanctie uit het reglement wilt afdwingen.

Wettelijk Kader

De moeder van alle regels in dit verband is de Wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen, vaak kortweg de Wet Arbeidsreglement genoemd. Deze wet bepaalt dat elke werkgever verplicht is een reglement op te stellen zodra er één werknemer wordt tewerkgesteld, ongeacht de grootte van de onderneming.

De wet schrijft een aantal verplichte vermeldingen voor, waaronder:

• De uurroosters (vast en variabel).
• De wijze van meting van en controle op de arbeid.
• De rustdagen en de jaarlijkse vakantie.
• De opzegtermijnen of de wijze waarop deze worden bepaald.
• De rechten en plichten van het toezichthoudend personeel.
• De plaats waar de eerste hulp wordt verleend.
• De sancties, de bedragen van de boetes en de bestemming ervan.

Naast de Wet Arbeidsreglement moet u ook rekening houden met de CAO's (Collectieve Arbeidsovereenkomsten) van uw paritair comité en de Wet betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (GDPR), zeker wanneer u regels opstelt over camerabewaking of het monitoren van e-mailverkeer.

Praktische Tips

Als ervaren advocaten bij LawBase zien we vaak waar het misloopt. Hier zijn enkele praktische tips om uw arbeidsreglement effectief te maken:

1. Maak het leesbaar: Juridisch jargon is noodzakelijk, maar zorg dat uw werknemers ook begrijpen wat er staat. Gebruik een heldere structuur.
2. Digitalisering: Hoewel de wet nog spreekt over 'aanplakken', mag u het reglement ook digitaal ter beschikking stellen (bijvoorbeeld op een intranet), mits elke werknemer hiertoe toegang heeft.
3. Update regelmatig: De wetgeving verandert continu. Denk aan de recente wijzigingen rond het recht op deconnectie of de arbeidsdeal. Een reglement van 10 jaar oud is hoogstwaarschijnlijk achterhaald.
4. Specifieke policies: Voeg bijlagen toe voor specifieke onderwerpen zoals een 'Car Policy', 'Social Media Policy' of een 'Thuiswerk Policy'. Zo blijft het hoofdreglement overzichtelijk.
5. Sancties moeten redelijk zijn: Een tuchtprocedure moet altijd de rechten van verdediging respecteren. Geef een werknemer altijd de kans om gehoord te worden voordat u een sanctie effectief toepast.

Heeft u hulp nodig bij het actualiseren van uw documenten? LawBase heeft kantoren in Brugge, Antwerpen, Gent, Waasland (Nieuwkerken-Waas), Hasselt en Leuven. Wij kijken uw huidig reglement graag na tijdens een consultatie.

Veelgestelde Vragen

Hieronder vindt u de meest prangende vragen die wij in onze dagelijkse praktijk ontvangen van werkgevers.