Wat te Doen Als Je Dossier Vastzit bij Je Vorige Advocaat?

17 januari 2024

Titel: Wat te Doen Als Je Dossier Vastzit bij Je Vorige Advocaat?

Als je overstapt naar een nieuwe advocaat, is het cruciaal om je dossier in handen te hebben. Het kan echter voorkomen dat je vorige advocaat dit niet vrijgeeft. In dit artikel geven we een overzicht van wat je kunt doen als je dossier vastzit en hoe je jouw rechten kunt beschermen tijdens deze overgangsperiode.

Eerste Stappen: Vraag Om Je Dossier

Neem eerst direct contact op met je vorige advocaat en vraag beleefd om een kopie van je dossier. Soms kan een eenvoudig verzoek het probleem oplossen. Vermeld de reden voor de aanvraag en leg uit waarom je deze documenten nodig hebt voor de overgang naar een nieuwe advocaat.

Details en Uitleg over het Eerste Verzoek

Het eerste contact kan het beste telefonisch of per e-mail plaatsvinden. Wees duidelijk en concreet in je verzoek. Geef aan dat je van advocaat wisselt en dat je het volledige dossier nodig hebt voor je nieuwe raadsman. Het is belangrijk om te benadrukken dat het hier gaat om een kopie van je dossier, aangezien de originele stukken vaak bij de advocaat moeten blijven voor zijn eigen archief en verantwoording. De advocaat is echter wel verplicht om jou, als cliënt, een kopie te verstrekken van alle relevante stukken die hij in het kader van jouw zaak heeft verzameld of opgesteld. Deze verplichting vloeit voort uit de deontologische regels van de advocatuur. Het gaat hierbij niet alleen om de correspondentie en processtukken, maar ook om interne notities die relevant zijn voor de voortgang van de zaak.

Praktisch Voorbeeld

Stel, je hebt een echtscheidingsprocedure lopen en je bent niet tevreden over de aanpak van je huidige advocaat. Je besluit over te stappen naar een advocaat die gespecialiseerd is in familierecht. Je stuurt een e-mail naar je huidige advocaat met de volgende formulering: "Geachte meester [Naam advocaat], Na rijp beraad heb ik besloten de verdere behartiging van mijn belangen in de echtscheidingsprocedure met dossiernummer [dossiernummer] toe te vertrouwen aan een andere raadsman. Ik verzoek u vriendelijk doch dringend mij zo spoedig mogelijk een volledige kopie van mijn dossier te bezorgen, zodat ik deze aan mijn nieuwe advocaat kan overhandigen. Ik begrijp dat u de originele stukken wenst te bewaren, maar ik heb een volledige kopie nodig om mijn nieuwe advocaat in staat te stellen de zaak adequaat op te volgen. Gelieve mij te laten weten wanneer ik de kopie kan komen ophalen of wanneer deze per post kan worden verzonden."

Relevante Wetsartikelen of Rechtspraak

De verplichting van de advocaat om het dossier over te dragen aan zijn cliënt, of aan de nieuwe advocaat van de cliënt, is een essentieel onderdeel van de deontologie van de advocatuur. Hoewel er geen specifiek artikel in de wetboeken dit expliciet vermeldt, is het een algemeen aanvaard principe dat voortvloeit uit de vertrouwensrelatie tussen advocaat en cliënt en het recht van de cliënt op informatie. De Codex Deontologie voor Advocaten (artikel 4.1.2) stelt dat de advocaat zijn cliënt adequaat moet informeren over de stand van zaken in diens dossier. Hoewel dit artikel niet direct spreekt over de overdracht van het dossier bij een wissel van advocaat, impliceert het wel dat de cliënt recht heeft op alle relevante informatie. De rechtspraak bevestigt eveneens dat de cliënt eigenaar is van de inhoud van het dossier en dat de advocaat deze op verzoek moet overdragen, eventueel tegen een vergoeding voor de kopieerkosten.

Herinneringen en Deadlines: Wees Doortastend

Als je geen reactie krijgt op je eerste verzoek, stuur dan herinneringen. Geef duidelijke deadlines aan en benadruk de urgentie van de situatie. Vaak kan het aangeven van een strikte tijdlijn de bereidheid vergroten om het dossier vrij te geven.

Details en Uitleg over Herinneringen en Deadlines

Het is belangrijk om bij herinneringen niet alleen de eerdere verzoeken te refereren, maar ook de mogelijke consequenties van het uitblijven van de dossieroverdracht te benoemen. Denk hierbij aan het missen van termijnen in de procedure, wat nadelige gevolgen kan hebben voor jouw zaak. Een redelijke termijn voor het overhandigen van een dossier is doorgaans 7 tot 14 dagen, afhankelijk van de omvang en complexiteit van het dossier. Het is raadzaam om elke herinnering schriftelijk (per e-mail) te versturen en een ontvangstbevestiging te vragen. Dit creëert een papieren spoor dat later van pas kan komen mocht de situatie escaleren.

Praktisch Voorbeeld

Na een week geen reactie op je eerste e-mail, stuur je een herinnering: "Geachte meester [Naam advocaat], Graag verwijs ik naar mijn e-mail van [datum eerste e-mail] waarin ik u verzocht om een volledige kopie van mijn dossier betreffende de echtscheidingsprocedure met dossiernummer [dossiernummer]. Tot op heden heb ik hierop geen reactie ontvangen. Aangezien de procedure voortgang moet vinden en mijn nieuwe advocaat dringend toegang nodig heeft tot de stukken, verzoek ik u vriendelijk doch dringend om het dossier uiterlijk op [datum, bijvoorbeeld 7 dagen vanaf nu] aan mij over te dragen. Indien ik op die datum geen reactie heb ontvangen of het dossier niet in mijn bezit is, zie ik mij genoodzaakt verdere stappen te ondernemen om mijn rechten te beschermen."

Relevante Wetsartikelen of Rechtspraak

Hoewel er geen specifieke wettelijke bepaling is die een advocaat een verplichte deadline oplegt voor de overdracht van een dossier, vloeit de verplichting tot spoedige afhandeling voort uit de algemene zorgvuldigheidsplicht die een advocaat heeft tegenover zijn cliënt (artikel 4.1.1 van de Codex Deontologie). Het niet tijdig overdragen van een dossier kan in bepaalde omstandigheden zelfs als een beroepsfout worden beschouwd, indien dit leidt tot schade voor de cliënt (bijvoorbeeld door het missen van een termijn). De rechtbanken hebben in verschillende uitspraken geoordeeld dat een advocaat aansprakelijk kan zijn voor de schade die voortvloeit uit nalatigheid, waaronder het onnodig vertragen van dossieroverdracht.

Formeel Schriftelijk Verzoek: Documenteer Je Stappen

Als informele benaderingen geen vruchten afwerpen, stuur dan een formeel schriftelijk verzoek per aangetekende post. Documenteer deze stap zorgvuldig en vermeld de juridische implicaties als het dossier niet wordt verstrekt. Het vastleggen van deze stappen kan nuttig zijn in verdere juridische procedures.

Details en Uitleg over het Formeel Schriftelijk Verzoek

Een aangetekende brief heeft een veel grotere bewijskracht dan een e-mail. Het bewijst niet alleen dat je de brief hebt verstuurd, maar ook dat de ontvanger deze heeft ontvangen. In deze brief is het essentieel om alle eerdere contacten (data van e-mails, telefoongesprekken) te vermelden en de termijnen die je hebt gesteld. Je moet ook duidelijk maken dat het uitblijven van de dossieroverdracht ernstige gevolgen kan hebben voor jouw zaak en dat je de advocaat hiervoor aansprakelijk stelt. Vermeld expliciet dat je de Orde van Advocaten zult inschakelen als er niet binnen een gestelde termijn (bijvoorbeeld 5 werkdagen) wordt gereageerd. Voeg een kopie van de eerdere correspondentie toe aan de aangetekende zending.

Praktisch Voorbeeld

Een aangetekende brief zou de volgende elementen kunnen bevatten: "Betreft: Dringend verzoek tot overdracht dossier [dossiernummer] – Aansprakelijkheidsstelling. Geachte meester [Naam advocaat], Naar aanleiding van mijn eerdere verzoeken d.d. [datum e-mail 1] en [datum e-mail 2], die tot op heden onbeantwoord zijn gebleven, stel ik u hierbij formeel in gebreke. Ik verzoek u dringend en uiterlijk op [datum, bijvoorbeeld 5 werkdagen na de postdatum] een volledige kopie van mijn dossier betreffende de echtscheidingsprocedure met dossiernummer [dossiernummer] aan mij te overhandigen, dan wel aan mijn nieuwe raadsman, meester [Naam nieuwe advocaat], gevestigd te [adres nieuwe advocaat]. Ik wijs u erop dat het uitblijven van de dossieroverdracht ernstige gevolgen kan hebben voor de voortgang van mijn zaak, met mogelijke schade tot gevolg. Ik stel u reeds nu aansprakelijk voor alle schade die hieruit mocht voortvloeien. Indien ik op de gestelde datum geen volledige kopie van mijn dossier heb ontvangen, zie ik mij genoodzaakt de Orde van Advocaten in te schakelen en verdere juridische stappen te overwegen. Hoogachtend, [Je Naam]."

Relevante Wetsartikelen of Rechtspraak

Het versturen van een aangetekende brief met ingebrekestelling is een fundamentele stap in het Belgisch burgerlijk recht om de advocaat formeel in gebreke te stellen. Dit is van belang voor een mogelijke aansprakelijkheidsvordering. Artikel 1139 van het Burgerlijk Wetboek stelt dat de schuldenaar in gebreke wordt gesteld, hetzij door een aanmaning of een andere gelijkwaardige akte, hetzij door de aard van de verbintenis. Hoewel de relatie tussen advocaat en cliënt een specifieke is, valt het nalaten van de advocaat om het dossier over te dragen onder zijn contractuele verplichtingen. De bewijskracht van de aangetekende zending is vastgelegd in artikel 8.7 van het Burgerlijk Wetboek.

Juridische Bijstand Inschakelen: Raadpleeg Een Nieuwe Advocaat

Als alle pogingen om je dossier te verkrijgen niet succesvol zijn, raadpleeg dan onmiddellijk een nieuwe advocaat. Een ervaren juridisch professional kan je adviseren over verdere stappen en mogelijk helpen bij het verkrijgen van het benodigde dossier.

Details en Uitleg over het Inschakelen van Juridische Bijstand

Je nieuwe advocaat kan namens jou contact opnemen met de vorige advocaat. Een verzoek van een confrater (een collega-advocaat) heeft vaak meer impact dan een verzoek van de cliënt zelf. De nieuwe advocaat kan de deontologische regels aanhalen en wijzen op de mogelijke gevolgen voor de vorige advocaat bij het niet meewerken. Daarnaast kan de nieuwe advocaat je adviseren over de procedure bij de Orde van Advocaten en je bijstaan bij het indienen van een klacht. Hij of zij kan ook beoordelen of er sprake is van een beroepsfout en of een schadevergoeding gerechtvaardigd is.

Praktisch Voorbeeld

Je hebt een nieuwe advocaat gevonden. Je legt de hele situatie uit, inclusief alle correspondentie die je hebt gevoerd met je vorige advocaat. Je nieuwe advocaat stuurt vervolgens een brief naar de vorige advocaat, waarin hij/zij verwijst naar de eerdere verzoeken van de cliënt en de deontologische verplichtingen van een advocaat. De brief benadrukt de noodzaak van de dossieroverdracht voor de voortgang van de zaak en stelt een korte termijn voor de overdracht, met de mededeling dat bij uitblijven de Orde van Advocaten zal worden gecontacteerd.

Relevante Wetsartikelen of Rechtspraak

De Codex Deontologie voor Advocaten (artikel 4.1.2) stelt dat de advocaat zijn confrater met respect en collegialiteit moet behandelen. Dit betekent dat een verzoek van een confrater om een dossier doorgaans serieuzer wordt genomen. Bovendien kan de nieuwe advocaat, indien nodig, een gerechtelijke procedure opstarten om de afgifte van het dossier af te dwingen. Dit kan bijvoorbeeld via een kortgedingprocedure, waarbij de rechter de advocaat kan dwingen om het dossier af te geven onder verbeurte van een dwangsom. Dergelijke procedures zijn echter zeldzaam, aangezien de Orde van Advocaten meestal al ingrijpt voordat het zover komt. In de praktijk zal de dreiging van een tuchtprocedure bij de Orde vaak al volstaan.

Meld Het Aan De Orde van Advocaten: Bescherm Je Rechten

Indien nodig, meld de situatie aan de Orde van Advocaten in jouw rechtsgebied. Dit kan leiden tot een officiële klacht en verdere acties om je dossier vrij te geven. De Orde van Advocaten heeft procedures voor dergelijke geschillen en kan bemiddelen in het vrijgeven van je documenten.

Details en Uitleg over Melding aan de Orde van Advocaten

De Orde van Advocaten is de tuchtrechtelijke instantie voor advocaten. Elke balie (gerechtelijk arrondissement) heeft een eigen Orde van Advocaten. Je kunt een klacht indienen bij de deken van de balie waar je vorige advocaat is ingeschreven. De deken zal de klacht onderzoeken en, indien nodig, de advocaat om een verklaring vragen. De deken kan bemiddelen in het geschil en de advocaat aansporen het dossier over te dragen. Als de advocaat weigert mee te werken, kan de deken een tuchtprocedure opstarten. Dit kan leiden tot sancties zoals een waarschuwing, een berisping, een schorsing of zelfs een schrapping van het tableau. Het indienen van een klacht bij de Orde is een serieuze stap, maar het is vaak de meest effectieve manier om de dossieroverdracht af te dwingen.

Praktisch Voorbeeld

Je hebt in overleg met je nieuwe advocaat besloten een klacht in te dienen bij de Orde van Advocaten. Je advocaat helpt je bij het opstellen van een gedetailleerde klachtbrief aan de deken van de balie, waarin je alle feiten en de gevoerde correspondentie uiteenzet. Je voegt alle bewijsstukken toe, zoals de e-mails en de aangetekende brief. De deken zal vervolgens contact opnemen met je vorige advocaat en hem/haar vragen om een reactie. Vaak zal de advocaat, geconfronteerd met een officiële klacht, alsnog het dossier overdragen om verdere tuchtmaatregelen te voorkomen.

Relevante Wetsartikelen of Rechtspraak

De organisatie en werking van de Orde van Advocaten zijn geregeld in het Gerechtelijk Wetboek (artikelen 428 e.v.). De deken heeft de bevoegdheid om klachten te behandelen en tuchtprocedures op te starten. De tuchtrechtspraak van de Orde van Advocaten is onafhankelijk van de burgerlijke rechtbanken. Een tuchtrechtelijke sanctie sluit een civiele aansprakelijkheidsvordering niet uit, maar kan wel de kans op een minnelijke schikking vergroten. De tuchtrechtspraak van de Orde van Advocaten heeft in het verleden al meermaals geoordeeld dat het onterecht achterhouden van een dossier een tuchtrechtelijke inbreuk is die bestraft kan worden.

Conclusie: Bescherm Je Belangen bij Dossieroverdracht

Het verkrijgen van je dossier is van vitaal belang bij het wisselen van advocaten. Volg deze stappen zorgvuldig, zoek juridisch advies en bescherm je rechten tijdens deze overgangsperiode. Het is jouw informatie, en je hebt het recht om erover te beschikken, ongeacht de omstandigheden.

Veelgestelde Vragen (FAQ)

1. Mag mijn vorige advocaat kosten aanrekenen voor de kopie van mijn dossier?

Ja, in principe mag de advocaat een redelijke vergoeding vragen voor de gemaakte kopieerkosten. Dit betreft de materiële kosten voor het afdrukken of digitaliseren van het dossier. De advocaat mag echter geen buitensporige kosten aanrekenen om de overdracht te bemoeilijken. De kosten moeten in verhouding staan tot de werkelijke uitgaven. De deontologische regels van de Orde van Advocaten bepalen dat de advocaat transparant moet zijn over de kosten en dat deze redelijk moeten zijn.

2. Wat als mijn vorige advocaat beweert dat ik nog openstaande facturen heb?

De advocaat mag het dossier niet achterhouden als drukmiddel voor onbetaalde erelonen. De verplichting tot dossieroverdracht staat los van eventuele openstaande facturen. De advocaat heeft andere juridische middelen om onbetaalde erelonen te innen, zoals een invorderingsprocedure. Het achterhouden van het dossier kan zelfs als een tuchtrechtelijke inbreuk worden beschouwd. Het is wel zo dat de advocaat een retentierecht kan uitoefenen op documenten die hij zelf heeft opgesteld en betaald, maar dit geldt niet voor documenten die jij als cliënt hebt aangeleverd of die betaald zijn door jou in het kader van de procedure.

3. Kan ik mijn dossier ook digitaal ontvangen?

In de meeste gevallen wel. Het is zelfs de voorkeur van veel cliënten en advocaten om dossiers digitaal te ontvangen, bijvoorbeeld via een beveiligde link of op een USB-stick. Dit is vaak efficiënter en milieuvriendelijker. Vraag expliciet naar een digitale kopie van je dossier in je verzoek. De advocaat is in principe verplicht om aan dit verzoek te voldoen, mits dit technisch haalbaar is en er geen specifieke redenen zijn om dit niet te doen.

4. Hoe lang moet een advocaat mijn dossier bewaren?

De deontologische regels stellen dat een advocaat een dossier gedurende een redelijke termijn moet bewaren na het afsluiten van de zaak. Deze termijn is niet wettelijk vastgelegd, maar wordt in de praktijk vaak geïnterpreteerd als 5 tot 10 jaar, afhankelijk van de aard van de zaak. Na deze periode kan de advocaat het dossier vernietigen, mits hij de cliënt hiervan op de hoogte heeft gebracht en de cliënt de mogelijkheid heeft gekregen het dossier op te halen.

5. Welke rol speelt de Orde van Advocaten bij een klacht over een vastzittend dossier?

De Orde van Advocaten, waartoe elke advocaat behoort, heeft een tuchtrechtelijke bevoegdheid. Wanneer een advocaat weigert het dossier over te dragen, kan je een klacht indienen bij de deken van de Orde. De deken zal dan bemiddelen en, indien nodig, tuchtrechtelijke maatregelen overwegen tegen de advocaat.

6. Kan ik juridische stappen ondernemen als mijn vorige advocaat blijft weigeren mijn dossier vrij te geven?

Ja, als bemiddeling via de Orde van Advocaten niet tot een oplossing leidt, kun je juridische stappen overwegen. Je kunt bijvoorbeeld een kortgedingprocedure starten om de afgifte van het dossier af te dwingen. Dit is vaak een snellere procedure om een rechterlijke beslissing te verkrijgen.

7. Wat gebeurt er met mijn dossier als mijn vorige advocaat stopt met zijn praktijk of overlijdt?

In geval van stopzetting of overlijden van een advocaat worden de dossiers doorgaans overgenomen door een confrater (een andere advocaat) die door de Orde van Advocaten wordt aangesteld of door de advocaat zelf is aangeduid. Deze confrater is dan verantwoordelijk voor de bewaring en overdracht van de dossiers aan de cliënten. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Orde van Advocaten.

8. Moet ik een motivatie geven waarom ik mijn dossier wil ophalen of laten overdragen?

Nee, je hoeft geen specifieke motivatie te geven waarom je je dossier wenst op te halen of te laten overdragen. Als cliënt heb je het onvoorwaardelijke recht om over je eigen dossier te beschikken. De advocaat mag hier geen voorwaarden aan verbinden, behalve de redelijke kosten voor kopiëren.

9. Welke documenten vallen precies onder "het dossier" dat mijn advocaat moet overdragen?

Het dossier omvat in principe alle documenten die betrekking hebben op jouw zaak en die de advocaat heeft ontvangen of opgesteld in het kader van zijn opdracht. Dit zijn bijvoorbeeld correspondentie, processtukken, bewijsstukken, conclusies, en adviezen. Documenten die tot de interne werkdocumenten van de advocaat behoren, zoals interne notities of concepten, vallen hier doorgaans niet onder.

10. Hoe kan ik voorkomen dat mijn dossier in de toekomst vast komt te zitten bij een advocaat?

Om toekomstige problemen te voorkomen, is het aan te raden om bij de start van de samenwerking duidelijke afspraken te maken over de dossieropbouw en -overdracht. Vraag regelmatig om updates en kopieën van belangrijke documenten. Bewaar ook zelf een kopie van cruciale documenten en correspondentie.